Toutes les sociétés doivent affecter du temps et des ressources à la gestion des frais de leurs personnels. Ces dernières années ont vu l'apparition d'outils spécialisés permettant de faciliter ce travail.
La gestion des frais de déplacements est une opération que de nombreuses entreprises réalisent encore de manière artisanale, basée sur le papier : avec des employés qui regroupent leurs justificatifs en fin de mois, les mettent dans une enveloppe et avec une feuille de calculs et les envoient à leur superviseur pour qu'il les vérifie et les valide à l'issue d'un processus laborieux, chaotique et générateur d'erreurs.
Nous savons tous de quoi il s'agit. La façon de gérer ce flux a peu évolué ces dernières années. Divers mécanismes, qui tiennent du bricolage, ont été rajoutés pour tenter d'améliorer les choses, mais aucune action n'a été entreprise pour les aborder autrement. L'apparition et le développement de nouvelles technologies utilisant le cloud, ainsi que les smartphones, permettent de changer radicalement notre façon de travailler. Pourquoi faudrait-il encore suivre le flux de nos dépenses sur papier alors même que la plupart des salariées ont constamment sur eux un outil permettant de tout scanner ?
La migration des processus vers un environnement digital augmente leur efficacité, leur niveau de contrôle et leur fiabilité.
POURQUOI BASER LES FLUX DE GESTION DES FRAIS SUR LE PAPIER, ALORS QU'ON PEUT LES SCANNER AVEC UN SMARTPHONE ?
Captio est une solution destinée à favoriser les bonnes pratiques de gestion des frais de déplacements professionnels (allocations d'entretien et de séjour et indemnités kilométriques) en optimisant l'efficacité des processus de gestion concernés. Il est doté de fonctionnalités qui révolutionnent les façons de faire traditionnelles, en éliminant le papier, et permet d'identifier précisément les risques de fraude, par employé et par service.
CAPTIO EST UNE SOLUTION DESTINÉE À PROMOUVOIR LES BONNES PRATIQUES EN MATIÈRE DE GESTION DES ALLOCATIONS D'ENTRETIEN ET DE SÉJOUR ET INDEMNITÉS KILOMÉTRIQUES
La plateforme agit sur le processus de gestion des frais à deux niveaux essentiels. D'une part, elle transfère tout le flux de gestion à un environnement digital. Pas uniquement les tickets et les notes de frais, mais toutes les phases du processus, les communications entre tous les intervenants et les opérations effectuées par chacun d'eux. D'autre part, elle permet d'automatiser des tâches ingrates, inhérentes à ce processus, qui sont néanmoins indispensables à l'entreprise.
Cet e-book se propose de faire le lien entre les problèmes couramment rencontrés par les entreprises dans leur processus de gestion des frais et les solutions qui y sont apportées par une application spécialisée comme Captio.
