Tout chargé de voyages a ses propres secrets pour réussir une bonne gestion des voyages d’affaires et assurer le confort des voyageurs. Voici quelques éléments clés pour obtenir un bon équilibre entre prix et qualité des services.
L’un des défis à relever pour le chargé de voyages est de trouver un bon équilibre, c’est-à-dire les meilleurs services au meilleur prix, sans que cela implique de renoncer à la qualité, bien entendu. Il ne faut pas oublier que le confort des voyageurs d’affaires est indispensable si on ne veut pas qu’il y ait des répercussions sur la productivité.
Pour atteindre un bon équilibre, il faut donc à la base des politiques de voyages bien conçues et un bon usage des outils de réservation en ligne. Il est important aussi de prendre en compte la globalisation et l’intégration des données.
Une politique de voyages bien conçue
Une politique de voyages corporatifs bien conçue protège les employés quand ils voyagent, réduit les dépenses et définit les démarches administratives nécessaires à la liquidation des frais. Il faut aussi s’assurer un workflow de vérifications et d’autorisations constituant l’axe central d’une politique de voyages bien définie.
Les outils de réservation en ligne
Actuellement, plus de 50% des grandes entreprises gèrent leurs réservations en ligne. De fait, l’expérience dans ce domaine indique que l’adoption de ce système de réservation peut entraîner jusqu’à 20% de réduction du prix moyen comparé à la procédure off line.
La globalisation, un facteur décisif
La croissance et l’internationalisation des entreprises font que leur programme de voyages doit être consolidé. C’est pourquoi, dans le travel management, il est nécessaire que la gestion se fasse en volumes regroupés. Ce mode de gestion joue sur les contrats de services avec les fournisseurs, et sur la standardisation des politiques de voyages, procédures et outils.
L’intégration des données
Parmi les objectifs d’amélioration d’efficacité et de productivité, les procédures d’intégration aux systèmes d’administration de bases de données représentent le présent et l’avenir du travel management. C’est le moyen de garantir la traçabilité des données de demandes de réservation dans tous les processus impliqués.
