La politique de dépenses et frais kilométriques de l'entreprise est le texte applicable afin de connaître les conditions nécessaires pour pouvoir réclamer le remboursement des dépenses liées à un voyage d'affaires. Cette série de normes reflète la culture entrepreneuriale de l'organisation, c’est pourquoi il existe toutes sortes de cas différents. Des entreprises qui offrent une plus grande souplesse et permissivité pour la réclamation d'indemnités d'entreprise aux organisations extrêmement scrupuleuses en matière de conditions requises pour pouvoir en réclamer.
Il y a une multitude de concepts communs qui ne sont généralement pas acceptés comme indemnités. Malgré tout, il convient de les indiquer dans la politique de dépenses de l'entreprise.
Nous proposons ci-après la liste de certains concepts communs ne donnant généralement pas le droit de réclamer des indemnités. Attention ! Bien que certains soient des concepts fourre-tout, nous vous recommandons de spécifier ces conditions dans la politique de dépenses de votre entreprise. Le fait de les justifier, dans la mesure du possible, s'avérera utile dans les cas litigieux.
Le premier point de la liste est une évidence, qui peut s’expliquer par une confusion intéressée plutôt que par l’ignorance. Les repas / déplacements non liés à l'activité de l'entreprise, de type personnel, sont exclus.
Bien entendu, une autre catégorie fourre-tout sont les invitations reçues. Il s'agit d'une situation plus ou moins habituelle lors d'un voyage d'affaires. Si l'employé est finalement invité à déjeuner ou à dîner, il ne peut pas réclamer d'indemnités. Les indemnités ne peuvent pas être cumulées. Si elles ne sont pas dépensées, elles sont perdues. Étant donné que, dans ce cas, l'employé n'a déboursé aucune somme, l'entreprise n’a aucune raison de l’indemniser pour quoi que ce soit.
Dans le cas d'un séjour à l’hôtel, les indemnités à percevoir seront liées au type de régime souscrit. Par exemple, il est habituel que le petit-déjeuner soit directement souscrit auprès de l'hôtel, de sorte qu'il ne sera pas possible de réclamer des indemnités pour avoir petit-déjeuné ailleurs. Dans certaines situations particulières, il faudra justifier la raison pour laquelle il a été décidé de ne pas profiter du régime convenu avec l'hôtel.
Dans le cas d'un séjour en hôtel, les indemnités à percevoir seront généralement liées au type de régime souscrit.
Le concept de frais personnels englobe les frais non assumés par l'entreprise car il s'agit de frais optionnels qui dépendent entièrement de la volonté de l'employé. Il ne s'agit pas d'éléments de première nécessité et ils ne ne sont évidemment pas indispensables pour exercer l'activité professionnelle. Parmi eux, citons notamment les en-cas, les snacks entre les repas, les cafés, les boissons alcoolisées ou encore, par exemple, l'usage du minibar de l'hôtel.
