La définition la plus générique d’indemnité de déplacement correspond à l’indemnisation que l’entreprise fait à ses employés des frais encourus lors d’un voyage professionnel. Il existe deux façons de les gérer : les indemnités forfaitaires ou remboursement des frais.
Il existe aussi beaucoup de modèles de gestion des frais de déplacement mixte, qui combine ces deux sortes d’indemnités.
Indemnités de déplacement professionnel
Il y a différentes options par rapport aux indemnités de déplacement, que les entreprises utilisent pour s’adapter à différentes situation. Pour générer cette structure, il faut utiliser des paramètres tels que le temps pris par le déplacement, la distance parcourue ou même le type de voyage. Cette catégorisation marque les situations des frais de déplacement les plus commun de l’entreprise.
Le règlement des conditions pour réclamer les frais de déplacement doivent être indiqué dans la politique de frais de l’entreprise.
Frais d'entreprise
Les frais de logement sont les montants destinés à payer les frais directement liés au logement ; c’est donc principalement les nuit d’hôtel lors de longs trajets. D’habitude, demander le remboursement des frais implique justifier qu’il s’agit bien d’un long voyage, et qu’il n’est pas raisonnable de se déplacer jusqu’à sa destination pour rentrer le même jour. Les conditions nécessaires pour la justification doivent être spécifiées dans la politique de frais de l’entreprise, qui doit fixer les limites par pays, par jour, l’obligation d’avoir une facture, etc.
Les indemnités de repas se composent des frais destinés, justement, aux repas que font les employés pendent leurs déplacements. Selon plusieurs études, ces frais représentent 9% du total des frais de déplacement. Ils peuvent être gérés de plusieurs façons.
Par exemple, en créant des concepts qui englobent plusieurs choses, c’est-à-dire d’agrouper les frais sous une indemnité forfaitaire. Celle-ci peut englober par exemple les frais de petit déjeuner, déjeuner et dîner en plus des frais de logement dans un même forfait qui sera payé par jour passé en voyage. Une autre façon est de créer un forfait par repas, c’est-à-dire assigner une quantité fixe par repas. Par exemple : petit déjeuner – 10€, déjeuner 25 €, dîner – 30 €.
