Avant de commencer à chercher une salle de conférence ou un traiteur, vous devez préparer la logistique et la stratégie de communication de l'événement. Pour cela, il est nécessaire d'organiser une réunion de travail qui réunit toutes les parties prenantes, dans les différents départements de l'entreprise. Il faut déterminer les objectifs de l'événement, tant sur le plan de la communication interne qu'externe.
Un événement d’entreprise, qu’il serve à motiver les collaborateurs ou à promouvoir l'entreprise à l'extérieur, n'est pas de tout repos pour les organisateurs.
Pour s’assurer que l’événement apporte une plus-value, on doit définir des objectifs puis s'y tenir. Ainsi, pour planifier un événement d'entreprise, il faut d’abord créer une feuille de route solide en collaboration avec les différents départements de l’entreprise (RH, Marketing, Production). Toute l'organisation s'appuiera sur les objectifs choisis.
Voilà pourquoi il est essentiel d'organiser une réunion de préparation, en amont de l'organisation de l’événement. Et dans l'idéal, cette réunion devra être suffisamment efficace pour lancer les préparatifs de l'événement.
Alors, comment organiser une réunion productive ?
Les 4 conseils pour une réunion efficace :
1/ Réunissez les personnes concernées. Pour qu’une réunion soit efficace, assurez-vous de ne convoquer que les personnes directement concernées par le thème à traiter lors de la réunion, à savoir l'organisation de l'événement professionnel.
2/ Déterminez et communiquez l’objectif de la réunion à l’avance : la planification de l'événement corporatif. Ce conseil est valable pour toutes les réunions, qu’il s’agisse d’une réunion programmée ou d'un meeting de suivi : il est toujours bon de cerner et de rappeler les thèmes principaux de la réunion, afin de connaitre à l’avance les points à traiter. Communiquez explicitement l’objectif principal de la réunion. Ainsi, vous respecterez le temps accordé par chacun des participants et permettrez aux assistants de préparer en amont les éventuelles informations nécessaires au bon déroulement de la réunion de travail.
3/ Autorisez les participants à vous envoyer des informations au préalable. Si vous avez convoqué les personnes clés et fixé les thèmes à traiter, il n’y aura pas de spectateurs passifs à votre réunion. Donnez l’opportunité à chacun d’envoyer par mail des propositions de points supplémentaires à aborder. Ainsi, vous éviterez les décisions précipitées. Tout le monde aura eu l’occasion de réfléchir à l'événement d'entreprise en amont, d’apporter les informations jugées nécessaires et de discuter avec les équipes des points importants à préparer.
4/ Rédigez un compte-rendu des conclusions de la réunion. Il est toujours utile d'avoir une trace écrite de ce qui a été décidé, afin de faciliter par la suite l'organisation de l'événement d'entreprise. Après la réunion, par souci de clarté, envoyez un compte-rendu ou un mail dans lequel soient résumées les principales décisions, aussi bien concernant la logistique de l'événement que la stratégie de communication événementielle. Il est important de clôturer le sujet, de reconnaître que l’objectif de la réunion a été atteint, et de laisser une trace écrite des engagements et décisions pris.
