Gérer la note de frais : les bonnes habitudes à prendre

La génération de la note de frais :

La gestion de la note de frais commence par une phase préalable: la planification du voyage en soi. C’est une étape essentielle pour éviter les frais inutiles et qui doit être détaillée dans la politique de dépenses : combien de temps à l’avance solliciter le voyage, à travers quelle voie, quels sont les workslows d’approbation, les délais de rapport des frais, etc.

Il est important aussi de définir correctement quels frais lors d'un déplacement sont remboursables et quels frais ne le sont pas. Trop souvent cela semble aller de soi mais bien des doutes, des confusions et des problèmes surgissent au moment de liquider les dépenses (procédure d'execution des dépenses).

Ces politiques économiques doivent donc être parfaitement définies et stipulées noir sur blanc sur un document accessible aux travailleurs. Il faut savoir que ce document n'est pas figé, il peut et doit évoluer à mesure que les besoins et le contexte de l’entreprise changent.

Si on fait appel à une agence de voyage professionnel ou à un gestionnaire de voyages externe, il est important d’avoir une visibilité totale des options possibles, pour pouvoir choisir la plus adéquate, non seulement pour l’employé qui voyage mais aussi pour l’entreprise. Il est fréquent que le travailleur «filtre » un peu les options pour choisir celles qui l’intéressent le plus, mais le problème est qu’on peut alors passer à côté d’opportunités d’économies importantes, ou s’exposer à des surcoûts exorbitants.

Autre bonne habitude à prendre: faire savoir au voyageur le coût réel qu’implique son déplacement. Pas seulement les frais encourus ou à reporter sur la note de frais, mais aussi les autres : frais d’agence, réservations faites et payées directement par l’entreprise, etc.

Le contrôle de la note de frais :

Pour une gestion correcte de la documentation, il faut disposer des documents et des justificatifs issus des différentes sources de dépenses.

Les agences, par exemple, envoient généralement un résumé mensuel des démarches effectuées par le travailleur ou le département, disposent des relevés bancaires  pour réaliser le rapprochement bancaire des frais de voyage imposable, etc. Il vaut mieux gérer tous ces documents de manière intégrée dans un même flux.

Le contrôle des notes de frais étant une procédure généralement lente et fastidieuse, la majorité des entreprises optent pour l'échantillonnage systématique.

Le problème dans ce cas-là est qu’on ne peut détecter qu’un échantillon des erreurs, des abus voire des fraudes contenus dans les rapports de frais. Par ailleurs, s’il existe une politique de dépenses, mais que son application n’est pas contrôlée, il est très difficile de faire en sorte que les employés l’appliquent. Il est donc judicieux d’avoir recours à des outils permettant d’automatiser le contrôle des notes de frais, c’est plus efficace et cela permet un gain de temps et de ressources. 

L’administration du rapport de frais :

Rappelons-le, l’automatisation est un moyen de faire des économies. Nous parlons ici de la comptabilisation des dépenses. Si une entreprise a beaucoup de liquidations identiques, il n’est pas très judicieux qu’elle en prenne note une par une. Mais certains outils permettent d’automatiser la tâche, sans perdre de vue les données, pour pouvoir réaliser une analyse ultérieure.

Les dépenses que font les entreprises en voyages corporatifs peuvent être considérables. Il est donc indispensable d’avoir un budget pour l’occasion. La comparaison entre les frais inscrits au budget et les frais réels sera d'une aide précieuse pour le contrôle des coûts, l'amélioration de la gestion des budgets, une vision plus réaliste des voyages, etc.

En ce sens, il est très utile de disposer des éléments d’imputation de frais. Pour que l’entreprise puisse analyser correctement les dépenses, elle doit pouvoir les imputer à ses clients, ses procédures, ses projets, etc. Elle doit donc être en mesure de demander à ses employés de lui fournir ces informations, mais sur un modèle de note de frais suffisamment flexible pour être adaptable à d'éventuels changements. Tout cela sans fausser l’autre pendant, l’analyse des frais, ni trop compliquer la tâche de l’employé en déplacement qui fait son rapport.