À l'heure actuelle, la majeure partie des entreprises et des salariés travaille encore avec la note de frais papier comme support. Si celle-ci ne semble pas poser de problèmes réels au premier abord, il faut savoir que la note de frais physique représente un coût majeur pour la société. La note de frais papier est également sujette à de nombreuses erreurs et son stockage pose, à son tour, des inconvénients non-négligeables.
Grâce au développement des nouvelles technologies, et notamment des logiciels professionnels de gestion de notes de frais, il est désormais possible de s'équiper d'outils particulièrement performants. La note de frais numérique semble être en mesure de s'adapter à chaque type de structure et à ses contraintes. Alors, quels sont les avantages de la note de frais dématérialisée ? Captio vous répond.
Note de frais dématérialisée : une source d'économies pour l'entreprise
Il faut savoir que la note de frais manuscrite coûte, en moyenne, 50 euros à l'entreprise et les frais liés à la note représentent 7 % du budget d'une entreprise. Vous l'aurez compris : changer sa gestion des notes de frais peut amener à réaliser des économies conséquentes.
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Dématérialiser ses notes de frais permet de réduire leur coût de près de 65 %
À son tour, le temps lié à la saisie et aux procédures administratives est réduit de 79 %.
La numérisation des notes de frais permet de contrôler les dépenses professionnelles réalisées, de les analyser et de mettre au point des solutions en vue de réduire les frais quotidiens sur les posts de dépenses les plus importants.
Salariés et dirigeants gagnent un temps précieux grâce aux notes de frais kilométriques, de repas et à la dématérialisation des justificatifs de notes de frais. En effet, grâce à un processus d'automatisation de la gestion de notes de frais, les employés sont en mesure de remplir demande de remboursement plus rapidement. Les responsables, quant à eux, ont la possibilité d'être avertis en temps réel de l'arrivée d'une note de frais à valider. Le travail de validation peut donc se faire au fur et à mesure et le temps gagné peut être réinvesti dans des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Grâce au numérique, les notes de frais sont traitées plus rapidement. Ainsi, les salariés sont remboursés en temps et en heure, mettant fin aux longs délais d'attente qui peuvent impacter négativement le moral et la productivité d'un collaborateur.
Digitalisation de la note de frais et optimisation de leur stockage
En cas de contrôle par l'URSAFF, il est aisé de fournir justificatifs de note de frais exigés. En effet, un des nombreux avantages de la dématérialisation de la note de frais est qu’en cas d'erreur ou de mauvaise manipulation, trouver la faille est chose facile car le logiciel est en mesure de mettre en lumière les maladresses réalisées.
