Les agences spécialisées dans les voyages d'affaires peuvent être une solution permettant de simplifier toutes les opérations liées aux déplacements, gestion des frais comprise.
L'éventail des services qu'elles offrent est étendu et peut contenir des éléments déterminants pour la planification. Il va de la recherche, à la comparaison, et la fourniture de services, en passant par des éléments annexes comme la gestion des annulations et les modifications.
Selon les statistiques, 70 % des grandes entreprises espagnoles effectuent la plupart de leurs réservations en passant par une agence
Ceci n'est pas surprenant : les agences centrent généralement leurs activités sur la gestion des grands comptes, même si leurs services se sont peu à peu adaptés à des secteurs plus variés. Grâce à leur flexibilité et à l'optimisation des coûts, elles sont parvenues à offrir des services destinés à des entreprises de plus petite taille.
Elles peuvent avoir différents rôles en matière de gestion des voyages, elles peuvent s'investir dans l'organisation, la vérification et le contrôle des voyages et même intervenir dans la négociation entre une entreprise et ses fournisseurs.
Si le client le désire, elles peuvent aussi jouer un rôle en matière de contrôle et de gestion des frais de déplacement. Il sera par exemple possible de développer une politique de frais conjointe qui confère à l'agence un rôle de régulateur dans les contrats de services liés aux voyages. D'autre par l'agence a un rôle centralisateur dans le recueil des informations concernant les frais relatifs à chaque voyage, ce qui facilite leur analyse ultérieure. Ces considérations, directement liées à la gestion des frais, peuvent optimiser le flux des informations et l'agence devient alors un élément du processus. En fonctionnant comme un point de contrôle autonome, l'agence centralise et « digère » les informations relatives aux frais et crée un flux de gestion en amont de l'entreprise.
Bien que le processus de gestion des voyages puisse être presque entièrement externalisé, il est néanmoins vivement recommandé de pouvoir compter sur un responsable interne très engagé dans ce processus. Mis à part son rôle d'intermédiaire avec l'agence, celui-ci devra exercer des fonctions où il est en prise directe avec les salariés, pour veiller à leur sécurité et à leurs bonnes conditions de déplacement, contrôler les informations provenant de l'agence et les incorporer à l'ensemble des flux de travail de l'entreprise.
