Une Business Travel ou agence de voyages d’entreprise, ne peut pas se consacrer uniquement à la réservation de billets et de logements.
Ses services doivent être bien plus complets, divers et intégraux, et couvrir plusieurs domaines : conseil, attention au voyageur, optimisation des coûts, communication interne et aspects technologiques.
Il fut un temps où les agences de Business Travel se consacraient exclusivement à gérer ce qui était directement lié à l’organisation des voyages, soit presque uniquement la réservation des titres de transport ou la recherche de logement.
Mais ces dernières années, le développement d’Internet et des plateformes en ligne a radicalement changé la manière d’envisager et de gérer les voyages et les relations commerciales en général. D’où un fort élargissement du rôle et des fonctions des agences de voyages corporatifs.
En recourant à une agence, l’entreprise a d’autres besoins et expectatives.
L'agence doit assumer un vrai rôle de partenaire dans la structure des voyages des entreprises à qui elle offre ses services. Elle doit donc travailler au coude-à-coude avec le Travel Manager ou responsable de voyages de l’entreprise.
Le rôle de la plupart des agences de Business Travel s’est diversifié en une multiplicité de services qu’on peut regrouper en six grands domaines :
1) La gestion des voyages
C’est la pierre angulaire du processus, à laquelle se consacrent depuis toujours les agences qui organisent les voyages d’entreprise. Ce domaine de services inclut la gestion et la réservation des titres de transport, la recherche de logement, la location de véhicules, etc.
Cette gestion se fait depuis de nombreuses années, mais les nouvelles technologies ont considérablement changé la manière de procéder, et de nouveaux aspects sont entrés en jeu tels que la comparaison des prix ou les stratégies pour obtenir des offres et des réductions.
2) L’attention au voyageur
De nombreux imprévus, problèmes et incidents peuvent surgir au cours d’un voyage et il faut savoir les résoudre : rapatriement en cas de maladie, d’accident ou situation d’urgence, perte de bagages ou de documents, etc.
3) Service conseil
Les services de consultance incluent un grand nombre d’aspects reliés, de manière plus ou moins directe, aux voyages: informations pertinentes à communiquer au voyageur (us et coutumes du pays de destination, comportements à adopter, etc.), optimisation et contrôle des frais, conseils sur les politiques de voyages, etc.
4) Marketing et communication interne
De par son expérience, une agence peut apporter son aide aux entreprises dans l’élaboration des politiques de voyages (norme des dépenses, gestion des indemnités de subsistance, etc.) et dans la manière correcte et efficace de les communiquer aux employés.
5) Technologie
Un usage adéquat et constamment actualisé de la technologie est essentiel, non seulement pour solliciter et comparer les services de voyages (billets, logement, etc.) mais aussi pour d’autres aspects aussi divers que la gestion de la facturation ou la localisation des voyageurs en situations extrêmes.
6) Services de loisirs
Il arrive que certaines agences proposent aux employés des entreprises pour lesquelles elles travaillent et à leurs proches des réductions directes ou de meilleures offres sur les voyages et activités de loisirs.
En assumant la gestion intégrale des voyages corporatifs, les agences arrivent à donner une plus-value à leur service, chose fondamentale pour répondre aux attentes et aux besoins des entreprises.
Pour la rédaction de ce post, nous avons reçu l’aide de:
Commercial Regional Director chez BCD Travel et BCD m&i
