En fonction de son origine, caractéristique et conséquence, les fraudes internes d’une société peuvent se diviser en cinq grands groupes.
1. Fraude documentaire
Ce type de fraude interne se produit lorsqu’un document apporté pour justifier un frais n’est pas conforme aux conditions réglementaires établies pour être considéré comme un justifiant valide. L’audit ou le responsable de superviser ces document est donc tenu d’examiner minutieusement leur composition, état et lisibilité.
2. Fraude chronologique
Il s’agit du manque de coïncidence de la date de la note de frais avec le jour où le frais a effectivement eu lieu. Normalement, il s’agit de frais de repas, logement ou billets de train ou autres qui ne coïncident pas en temps et lieu avec le déplacement vraiment effectué.
3. Fraude d’excès de frais
Parfois, les frais présentés par l’employé à travers d’une note de frais n’est pas conforme aux limites établies par les politiques de voyage de la société, et excèdent le montant maximum autorisé. Normalement, les entreprises disposent d’annexes que l’employé doit remplir afin de justifier les excès des frais. Mais parfois ils ne sont pas remplis ou se font de façon incomplète ou irrégulière.
Les logiciels de détection de fraude repèrent ces excès non justifiés par les employés et, automatiquement, ils le communiquent à l’auteur présumé de l’infraction. Après, s’il n’est pas capable de les justifier, cela sera considéré comme une fraude à tous les effets.
4. Achat d’articles « no compliance »
Cette type de fraude « no compliance » peut s’appeler aussi non-conforme en français, c’est-à-dire qui ne respecte pas l’ensemble des règles qui sont applicables au frais en question. Même si ce n’est pas aussi habituel que les fraudes produites par une facture ou un ticket déficient, des fois les infractions sont commises quand l’employé achète un produit, par exemple un chargeur pour le téléphone, sans l’autorisation de l’entreprise.Dans ces cas, la fraude n’est pas l’achat lui-même, mais le fait de ne pas avoir utilisé le canal stipulé et l’avoir ajouté à la note de frais, quand le correcte, et normalisé par l’entreprise, aurais été d’acheter ce produit par un autre canal ou avec un autre poste budgétaire.
5. Présentation des frais hors délai
La plupart des entreprises stipulent dans leur politique de voyage un délai limite pour que l’employé présente ses notes de frais. Ce délai est très variable, et peut aller de quelques jours à plusieurs mois. Mais dans tous les cas, il doit s’agir d’un temps raisonnable, déterminé par l’entreprise pour que l’employé dispose de suffisamment de temps pour élaborer et présenter ses notes de frais.
Toutes les notes présentées après ce temps limite ne peuvent pas être acceptées comme frais remboursables et devront être pris en charge par l’employé.
Ces cinq types d’irrégularités - problèmes documentaires, décalages temporaires, frais hors des limites, achats d’articles non autorisés et présentations hors délai - comprennent toute la gamme possible de fraude des notes de frais de déplacements.
Aussi, il est important de faire la différence entre les fraudes intentionnées, et celle qui se produisent par mégarde ou par une erreur involontaire. La fraude non-intentionnée est la plus fréquente normalement, mais il est important pour les sociétés de la prévoir et la détecter quand-même, car le coût économique peut être très élevé : Selon une étude de Captio, 12,8 % des frais de déplacements professionnels sont potentiellement frauduleux.
Conclusions
Comme vous avez pu lire dans cet article, les points-clés à retenir sont :
- Il est important de différencier les différents types de fraude qui peuvent se compter au nombre de 5 au sein d’une société.
- Définissez d’une manière claire et précise pour tous vos employés les limites de frais autorisées pour les déplacements notamment. En cas d’excès, les entreprises doivent disposer d’annexes que l’employé doit fournir afin de les justifier.
- Faites attention aux dates limites que vous imposez à vos employés concernant les politiques de voyage. Il doit s’agir d’un temps raisonnable et dépasser ce délai les frais devrons être pris en charge par l’employé.
Cet article a été publié en juin 2015 et a été mis à jour en mars 2018 pour plus de précisions.
