Si les notes de frais représentent le troisième poste de dépenses des grandes entreprises, il faut savoir que leur gestion engendre également des coûts importants. Abus, erreurs et dépenses superflues sont quelques-unes des conséquences d'une mauvaise gestion. La bonne question à se poser est donc la suivante : « comment optimiser ses notes de frais ? ». La réponse à cette question dans notre article.
Notes de frais optimisées : savoir combiner simplicité, formalisme et stratégie
Avoir un œil constant sur les dépenses réalisées par ses collaborateurs en déplacement d’affaires et améliorer la gestion des notes de frais sont sources d'économies pour l'entreprise. S'il est vrai qu'une surveillance accrue nécessite souvent de mettre de nouveaux moyens en œuvre et la mise en place de nouvelles procédures interne, les résultats sont, la plupart du temps, rapidement visibles et payants.
1. Optez pour la carte business
« La carte business ? En quoi cela consiste au juste ? ». Il s'agit là d'une carte bancaire délivrée aux employés pour régler leurs frais pendant leurs déplacements professionnels. Essence, repas, hôtel, retraits d'argent... Toutes les dépenses sont reliées à cette carte. Chaque mois, la banque génère un relevé avant de l'envoyer au service comptabilité de la société. Les avantages de ce système automatisé ? Le premier réside dans le gain de temps réalisé par le service en charge du contrôle des notes de frais. En effet, ce dernier n'a plus besoin de collecter les notes au sein des différents services. En cas de perte, la banque peut toujours délivrer un double du document récapitulatif. Qui plus est, l'entreprise peut déterminer un plafond à la carte business pour limiter les frais inutiles et éviter les abus. Mais ce n'est pas tout. En effet, grâce à cette carte bancaire, les sociétés ont la possibilité de réaliser des analyses poussées sur les dépenses effectuées pendant les voyages d’affaires de leurs collaborateurs. Si l'étude révèle que la restauration est le plus gros poste de dépense, l'entreprise peut réaliser des partenariats avec des restaurants et obtenir des tarifs préférentiels pour réduire ses coûts.
2. Investissez dans un logiciel automatisé de gestion des notes de frais
Se procurer un logiciel de gestion des notes de frais adapté et sur-mesure représente souvent un coût non-négligeable pour les entreprises qui ne voient pas réellement l'intérêt de changer leur fonctionnement actuel. Il s'agit là d'une erreur, car même si un logiciel de ce type représente un investissement, il est à même de générer de belles économies à moyen et long terme. En plus de dégager du temps supplémentaire au service comptabilité (du temps qu'elle pourra allouer à d'autres tâches), les logiciels de gestion de notes de frais permettent d'éviter les erreurs de saisies. La TVA récupérable est calculée en quelques secondes. Des contrôles peuvent être effectués facilement et rapidement.
3. Dématérialisez le plus grand nombre de documents possible
Justificatifs, notes de frais format papier et relevés sont des documents qui ont tendance à se perdre. En cas de contrôle, ces disparitions peuvent coûter très cher à l'entreprise. Ainsi, pour éviter de quelconques problèmes, dématérialiser le plus grand nombre de documents se révèle être la solution la plus pratique et la plus simple. Les employés peuvent, par exemple, prendre en photo leurs justificatifs de dépense et envoyer le tout par mail au service comptabilité ou à la personne en charge de la supervision des notes de frais. Même chose pour les relevés de compte liés aux dépenses réalisées par les salariés : vous pouvez demander aux banques de vous envoyer un document numérique pour être à même de le conserver et de le ressortir en cas de besoin. Employés et service comptabilité gagnent tous deux du temps. Et le temps, comme vous le savez, c'est de l'argent !
