Les frais et indemnités kilométriques sont des concepts sur lesquels l'entreprise applique son point de vue particulier vis-à-vis de l'acceptation ou non de ce type de frais. En fait, on pourrait écrire un roman dans lequel la malhonnêteté de certains employés afin que l'entreprise leur rembourse ce type de frais de déplacements professionnels ne manquerait certainement pas.
La mobilité est devenue la tendance générale de nombreux employés. En effet, durant leur journée de travail, ils doivent prendre la voiture pour travailler. Ces déplacements comprennent parfois un repas avec un client, ou potentiel client, voire même un séjour dans un hôtel. Mais, comment l'entreprise peut-elle éviter que l'employé qui effectue ce déplacement ne la trompe ? Il est vrai qu'on ne peut pas généraliser et que la plupart des employés sont honnêtes, néanmoins, comment peut-on contrôler ce petit pourcentage de personnes qui fait de la tricherie sur les frais et indemnités kilométriques son modus vivendi ?
1/ Fixer clairement les règles du jeu
L'entreprise doit avoir défini dans la convention collective, dans la politique de déplacements professionnels, ce qu'elle accepte à titre de frais et indemnités kilométriques et ce qu'elle refuse. Bien entendu, tous les employés auront accès à cette convention. Cela permet d'établir clairement les règles du jeu.
2/ Le budget
Une fois indiqués dans la convention collective les plafonds des frais et indemnités kilométriques, l'entreprise, et plus concrètement le département d'administration et des finances, doit établir un poste budgétaire pour ce type de frais. De la sorte, lorsque l'employé devra effectuer un déplacement professionnel, il connaîtra les plafonds de son budget. Cela contribuera certainement à la contention de ce type de frais, de la part de l'entreprise comme de l'employé.
3/ Informer des plafonds
Par conséquent, l'employé en déplacement régulier, connaîtra la politique de déplacements professionnels de l'entreprise ainsi que les plafonds et le contrôle habituellement effectué. Cela constituera une dynamique fructueuse pour les deux parties intéressées, que ce soit l'entreprise ou le principal employé intéressé par le remboursement équitable de ce type de frais de déplacement.
4/ Numériser et automatiser le processus de gestion des déplacements professionnels
Pour finir, disposer d'une plateforme de gestion des déplacements professionnels numérisant et rendant automatique ce processus peut apporter de nombreux avantages. D'une part, cela permettra de contrôler les frais. C'est-à-dire, classés et respectant les plafonds fixés par l'entreprise. D'autre part, le report des déplacements professionnels par le biais d'une solution numérique revêtant ces caractéristiques fournit des informations à l'entreprise pour planifier efficacement les voyages d'affaires. Enfin, cette solution contribue à connaître les chiffres réels et à les comparer, évitant ainsi d'être victime d'une personne malhonnête.
