La GED (Gestion Électronique des Documents) est une solution logicielle qui permet une gestion plus efficace des documents au format électronique. Déjà en place dans les grandes entreprises, elle s'impose peu à peu dans les PME qui recherchent un gain de rentabilité et une solution de stockage sûre pour tous les documents internes.
Qu'est-ce que la GED et quels sont ses avantages ?
La gestion électronique des documents est une technique de gestion des documents électroniques spécifique utilisée par les entreprises. Par extension, on appelle également GED tous les logiciels qui permettent la gestion des documents.
Une gestion plus simple et plus efficace
Le traitement et l'exploitation des documents peuvent donc se faire plus facilement et plus rapidement grâce à la GED. Des opérations telles que l'archivage des documents, le classement, la numérisation, etc.
Autant d'actions qui n'ont aucune valeur ajoutée et qui peuvent facilement être automatisées. Grâce à la GED, les employés pourront donc se concentrer sur des tâches plus intéressantes et gagner un temps précieux dans la gestion des documents.
Une meilleure fiabilité
L'autre avantage de ce système, en plus du gain de temps, c'est la fiabilité. Les tâches répétitives sont source d'erreur humaine car le cerveau est trop peu sollicité. En automatisant ces tâches les erreurs sont quasi inexistantes.
Quelles tâches peuvent être prises en charge par la GED ?
Classer des documents
La GED permet de regrouper tous les documents au même endroit, au format numérique. Vous pouvez ainsi constituer une véritable base de données contenant toutes les informations importantes de votre entreprise. L'organisation des différents fichiers est facilitée. Il est possible d'utiliser des documents qui sont déjà au format numérique ou de scanner des documents papier.
Retrouver facilement les documents archivés
Une fois les documents archivés, il sera très facile de les retrouver si vous avez opté pour un outil de GED. Le fonctionnement est alors proche d'un moteur de recherche, certains outils vous permettent de trouver en quelques secondes n'importe quel document à partir de son nom ou d'un élément de son contenu.
Faciliter le travail de groupe avec la GED
Les documents sont donc stockés et peuvent être consultés par toutes les personnes avec lesquelles ils ont été partagés.
Une solution qui est très pratique : si plusieurs collaborateurs doivent travailler ensemble sur un même projet, ils n'ont qu'à partager les documents ressource et peuvent ajouter au fur et à mesure de l'avancement du projet les nouveaux documents créés afin que tout le groupe en prenne connaissance.
Pourquoi opter pour la GED ?
Le choix de la sécurité
Le stockage des données en ligne permet d'effectuer des copies, une sécurité dont les entreprises n'ayant pas opté pour le format numérique ne peuvent pas bénéficier. Le risque de perte d'information est également réduit car les documents restent enregistrés informatiquement.
Un gain de productivité non négligeable
Le traitement de toutes les opérations est simplifié : lorsqu'un employé recherche un document, il peut le trouver en quelques secondes grâce à la GED. Plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur les documents, et les échange entre les collaborateurs sont facilités.
Se recentrer sur les activités à forte valeur ajoutée
La mise en place d'un outil de GED a certes un coût, mais il peut être rapidement rentabilisé si l'on prend en compte tout le temps libre que les employés pourront mettre à profit pour réaliser des activités à plus forte valeur ajoutée.
