Le business plan ou plan d’affaires est le document de base et l’outil de référence le plus important pour tous les professionnels impliqués dans la gestion et l’organisation de voyages d’entreprise. Il est élaboré à partir de la collaboration entre l’Account Management du Business Travel et le responsable de voyages de l’entreprise.
Plus qu’un simple document de 15 à 20 pages, le plan d’affaires est un outil de réflexion, de communication et de gestion. Il permet d’identifier les besoins d’une entreprise en matière de voyages et de définir des objectifs réalistes à atteindre.
Grâce au plan d’affaires, on peut stipuler noir sur blanc les actions spécifiques à mener pour atteindre les objectifs, et les communiquer, de manière concrète et efficace, aux professionnels impliqués, ce qui facilite la répartition des responsabilités, des fonctions et des tâches.
L’Account Manager de la Business Travel et le Travel Manager sont responsables d’élaborer, ensemble, le plan d’affaires, qui doit contenir, au moins, les caractéristiques essentielles suivantes :
- Définir les besoins de l’entreprise concernant les voyages corporatifs
- Fixer une série de buts ou objectifs réalisables, réalistes et quantifiables
- Spécifier les actions concrètes des départements et/ou professionnels spécifiques
- Rédiger des consignes brèves et précises
- Hiérarchiser les priorités selon l’urgence et l’ordre d’importance
- Etablir des dates pour la mise en place des actions et l’accomplissement des objectifs
- Faire le suivi et la mesure des résultats
Le plan d’affaires s’initie lorsque l’Account Manager a déterminé les besoins de l’entreprise en matière de voyages.
Il faut savoir que ce n’est pas un document figé mais un outil flexible qu’il faut toujours modifier, actualiser et améliorer dans la mesure du possible, car il s’élabore chaque jour à mesure que le travail avance.
Ce document ne prend toute sa valeur que si on en assure le contrôle et le suivi, c’est le seul moyen de vérifier si la théorie est appliquée correctement, d’assurer la réalisation des objectifs et d’envisager les solutions aux problèmes détectés.
