La gestion des frais de voyage est une tâche courante pour les organisations. 92 % des entreprises réalisent cette gestion, car c'est en voyageant que l'on fait des affaires. Le travailleur désireux de développer son activité doit se déplacer et passera à un moment ou à un autre une note de frais à son entreprise, qu'il soit commercial, avocat, ou installateur.
Ce processus a beau être extrêmement courant, il a peu évolué au cours des dernières années. Malgré l'apparition de nouveaux supports et outils, le papier en reste l'acteur principal. De façon générale, cela donne lieu à des processus de gestion interminables, compliqués, peu efficaces et sources potentielles d'erreurs. Pour comprendre cette problématique, il existe deux façons d'observer ce processus : depuis le point de vue du travailleur qui rapporte ses frais afin qu'ils lui soient remboursés, et depuis la perspective du responsable de leur supervision et de leur approbation. Les problèmes qui proviennent d'un processus de gestion des frais déficient rejaillissent cependant de la même façon sur ces deux figures.
Prenons l'exemple d'un agent commercial qui rapporte ses frais. Il emploie chaque mois du temps à la rédaction d'une note de frais interminable, qui dans la plupart des cas est la base de la demande de remboursement. En plus du temps perdu dans cette tâche administrative, des problèmes surviennent toujours. Il se rend compte à chaque fois qu'il a oublié de demander ce ticket pour justifier ce repas avec un client, ou qu'un autre est tâché ou tellement abîmé qu'il en est illisible. Après ce marathon -le plus souvent contre la montre-, la seule chose qu'il peut faire est de croiser les bras et espérer qu'il sera remboursé rapidement. Si l'on établit le cadre actuel de ce processus, on peut dire que dans la majorité des entreprises les travailleurs rédigent leurs notes de frais mensuellement -habituellement les derniers vendredis du mois, réservés aux tâches administratives-, et que dans 80 % des cas ils consacrent approximativement une heure à ce processus.
Le superviseur se situe de l'autre côté du processus. Il ne sait rien du budget dépensé par son équipe jusqu'à ce qu'il reçoive une fois par mois une avalanche désordonnée de notes de frais qu'il doit valider. Les réviser est un processus laborieux, d'ailleurs il ne le fait jamais totalement et valide celles qui lui paraissent plus ou moins conformes sans les analyser en profondeur. On calcule qu'une note de frais sur dix est approuvée bien qu'elle ne soit pas conforme à la politique de frais de l'entreprise. L'indice de détection des notes de frais « problématiques » se trouve par conséquent être seulement de 0,15 %.
Durant les prochaines semaines nous détaillerons une à une toute une série de stratégies permettant d'améliorer les divers aspects du processus de gestion des frais de voyage d'entreprise. Si vous êtes le voyageur et souhaitez connaître des stratégies pour rapporter vos frais de façon efficace et ainsi accélérer vos remboursements, ou bien le responsable de la supervision des dépenses d'une équipe et souhaitez améliorer votre visibilité et votre maîtrise, prenez le temps de nous lire
