Les modèles adoptés par les entreprises afin de gérer les dépenses liés aux déplacements professionnels, comme par exemple les frais kilométriques, varient en fonction de la culture, du secteur et des caractéristiques de l'organisation. Découvrez ci-après le modèle qui s'adapte le mieux aux intérêts de votre entreprise.
Chaque entreprise doit choisir le modèle qui s'adapte le mieux à ses intérêts et aux intérêts de ses employés. Parmi les modèles de gestion de ce genre de dépenses liés aux déplacements, voici les trois plus importants :
Modèle fixe
Dans ce cas, les entreprises fixent une somme pour un type ou un ensemble de dépenses. L'entreprise renonce ainsi à contrôler minutieusement les dépenses afin de faciliter les tâches liées à la vérification et à la validation des frais associés aux déplacements professionnels. Les indemnités journalières deviennent une affectation maximale dont l'employé peut disposer pour financer une dépense professionnelle.
Modèle par dépense
Dans ce cas, la dépense doit être justifiée au moyen d'un reçu et/ou une facture. Par conséquent, il existe une grande visibilité concernant la somme de la dépense et celle-ci est remboursée au centime près, mais les tâches de vérification sont plus complexes, vu qu'il est nécessaire de gérer tout ce matériel supplémentaire servant de justificatif.
Modèles mixtes
Dans certains cas, certaines dépenses sont gérées avec des indemnités journalières et d'autres sur la base de reçus. Une autre option consiste en ce qu'il y ait des indemnités journalières établies, mais qui doivent être justifiées au moyen d'un ensemble de tickets. L'entreprise choisit si elle verse le montant exact correspondant à l'ensemble ou si elle arrondit ce chiffre à la somme concrète correspondant aux indemnités journalières qui, par ailleurs, marque le montant maximum que les dépenses peuvent atteindre.
De même, comme ces paiements peuvent représenter des dépenses importantes pour l'entreprise, il faut tenir compte des avantages que celle-ci peut obtenir si elle les gère de manière appropriée. En ce sens, nous recommandons toujours l'utilisation d'une plateforme numérique de gestion des déplacements professionnels quel que soit le modèle défini par l'entreprise. Une plus grande efficacité en matière de gestion de ce type de dépenses permet d'économiser beaucoup de temps et d'efforts, outre le fait d'augmenter la possibilité de détection et d'erreurs et d'irrégularités.
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