Une bonne gestion des notes de frais comporte trois étapes essentielles et fait intervenir différentes parties prenantes dans l'entreprise. Découvrez les secrets d'une procédure de note de frais parfaite : création, vérification, validation.
La procédure de gestion de note de frais comporte trois grandes phases :
- La création
- La vérification
- La validation
Trois étapes durant lesquelles sont impliqués différents départements de l’entreprise, unis par une même procédure : la gestion des notes de frais.
1/ La création de la note de frais. C’est la « case départ » de la note de frais. Pour créer une note de frais, le salarié doit suivre les deux étapes suivantes :
a/ Avant le voyage. Tous les frais professionnels associés aux voyages sont préparés à l’avance (réservation de billets de transport, d’hôtels, location de voiture, etc).
b/ Après le voyage. Le salarié indique le montant des frais réels engagés au département chargé de la vérification des notes de frais. Il fournit l'ensemble des justificatifs nécessaires à la demande de remboursement.
Durant cette phase, une bonne planification est indispensable pour éviter les frais inutiles.
2/ La vérification de la note de frais. À cette étape, la note de frais créée et envoyée par le salarié en déplacement est contrôlée. Les données et les justificatifs sont vérifiés. Les frais doivent également correspondre à la politique de remboursement de l'entreprise.
3/ La validation de la note de frais. C’est la dernière étape de la procédure de remboursement de notes de frais. C’est le moment d'intégrer les écritures comptables correspondantes et de rembourser les frais engagés par le salarié. À la suite de cette validation, vous pouvez effectuer le reporting et l'analyse des notes de frais : vos conclusions vous permettront peut-être d'améliorer votre gestion des notes de frais.
Pour pouvoir envisager une gestion efficace de vos notes de frais, à chaque étape de la procédure, il est indispensable de passer à la note de frais 3.0 : la note de frais dématérialisée, avec l'automatisation et la numérisation des étapes de création, de vérification et de validation.
