Dans une politique de voyages d'affaire, il est très important de déterminer pourquoi nous voyageons et quels sont nos objectifs. Et dans cette analyse, il faut aussi inclure la possibilité de ne pas effectuer le voyage concerné
Nous pouvons donc nous interroger sur la nécessité d'effectuer le déplacement concerné. Dans certaines sociétés les employés ont une trop grande marge de manœuvre lorsqu'il s'agit de prendre des décisions concernant les voyages d'affaire. Il y a donc lieu d'analyser s'il est vraiment indispensable d'effectuer tel ou tel déplacement qui se traduit inévitablement par des allocations d'entretien et de séjour et des indemnités kilométriques. Par conséquent, il faut déterminer si le coût représenté par ce voyage se justifie par rapport aux bénéfices que la société peut en retirer.
Les motifs de déplacements professionnels sont multiples : aller voir un client, assister à une formation, etc. Par conséquent il faut calculer son coût d'opportunité. D'après des études réalisées par GEBTA, lorsqu'il s'agit de vendre, chaque euro investi dans un déplacement professionnel génère un retour sur investissement (ROI) pouvant atteindre jusqu'à dix euros. Si l'on rend visite à un prospect et que l'on réussit à conclure une affaire, ce déplacement génère pour l'entreprise une performance économique qui contrebalance la dépense produite par ce même déplacement.
Après avoir pris la décision de se déplacer, il faut évaluer la meilleure façon de le faire. Mais il faut aussi prendre en compte les alternatives existantes dans chaque situation.
ON PEUT REMPLACER UN DÉPLACEMENT PAR UNE TÉLÉCONFÉRENCE, UN WEBINAIRE OU UNE TÉLÉPRÉSENCE
Dans beaucoup de sociétés, un déplacement se justifie lorsqu'il s'agit de rencontrer un client, mais dans le cas d'une réunion interne ou d'une formation, une vidéoconférence ou un webinaire suffisent.
En guise de conclusion, nous pouvons affirmer que limiter les déplacements professionnels aux seuls cas dans lesquels une rencontre physique entre un représentant de la société et un client potentiel s'avère indispensable est un bon moyen d'éviter des frais de déplacements superflus.
