Pour qu'une société puisse régler ses frais de déplacements, elle doit établir une politique de voyages. Une fois mise en place, cette politique de voyages doit être communiquée à tous les membres de l'entreprise qui sont amenés à se déplacer. L'objectif final étant d'optimiser les notes de frais et de régler les frais de déplacements auxquels l'entreprise doit faire face.
En fonction de différents facteurs, cet instrument peut être simple ou complexe.
Cela dépend tout d'abord de la structure de l'entreprise. La situation n'est pas la même, selon qu'il s'agit d'une PME ou d'une grande entreprise, d'une structure nationale ou internationale. Il convient également de savoir si la société a défini des plans d'expansion à moyen ou long terme. Il est clair que les prévisions de dépenses seront plus ou moins importantes en fonction de ces différents éléments, et dans le cas d'une entreprise qui souhaite s'internationaliser, il sera nécessaire de contrôler strictement le poste voyages.
En fonction des éléments que nous avons détaillés, il conviendra de définir une politique complète et transversale, capable de prendre en compte tous les aspects ayant trait aux frais de déplacements de la société, du taxi pris aux abords du siège social aux dépenses exceptionnelles lors d'un voyage ou avec des fournisseurs. L'outil utilisé doit également être transversal, car il faut envisager de l'étendre à tous les services de l'entreprise. Une politique de voyages en relation étroite avec le service commercial, mais sans rapports avec celui des ressources humaines ou des achats n'aurait que peu d'effets.
C'est une évidence : tous les services d'une entreprise doivent être impliqués si celle-ci veut atteindre ses objectifs.
Par conséquent, il faut donc concevoir et mettre en place une politique de gestion des déplacements et s'assurer qu'elle est bien respectée. Pour y parvenir, la première chose à faire est de définir des indicateurs permettant de mesurer l'impact de cette politique sur les résultats obtenus en fonction de son degré d'application dans l'entreprise. Pour cela, il est nécessaire d'effectuer un suivi régulier de ces indicateurs (KPI's).
Une fois ces informations obtenues, on pourra établir des statistiques qui permettront de dégager des conclusions et d'établir les mesures correctives qui s'imposent en cas d'écarts importants par rapport à l'objectif défini.
Enfin, cette politique devra être conçue autour d'un axe stratégique et un calendrier devra être mis en place pour tous les salariés concernés. Il faudra aussi envisager un processus d'actualisation permanente, les entreprises étant souvent contraintes de prendre des décisions qui modifient leurs objectifs initiaux. Par exemple, si le plan d'exportation d'une entreprise cible les pays asiatiques et qu'une opportunité apparaît sur les marchés latino-américains, ses objectifs et ses fournisseurs vont vraisemblablement changer, et elle devra modifier sa politique initiale de frais de déplacements.
La communication est également très importante, car dans une organisation la méconnaissance de la politique de déplacements peut souvent servir de prétexte à son inobservance.
Il faut faire connaître la politique de déplacements, la diffuser correctement et s'assurer de sa bonne compréhension.
On peut réaliser pour cela différentes actions de formation, comme des séminaires, et même concevoir des plans d'incitation en faveur des utilisateurs. Récompenser les employés qui sont parvenus à remplir les objectifs décidés au niveau de l'entreprise peut les stimuler et renforcer leur degré d'implication.
