Les feuilles de calcul sous Excel sont des outils très utiles pour de nombreuses procédures et tâches d’entreprises. A cet effet, nombre d’entreprises optent pour l’utilisation du modèle de note de frais Excel. Mais cet outil comporte une série importante de limites, qui peuvent entraver le bon déroulement d’une gestion de note de frais optimale.
Bien qu’il s’agisse d’un outil de gestion numérique, il se remplit manuellement. En effet, le collaborateur doit remplir la note de frais Excel à la main, conserver les justificatifs papier et les faire parvenir en personne service comptable de l’entreprise. A l’aide de ces justificatifs papiers, l’expert comptable devra vérifier manuellement la note de frais puis la comptabiliser également à la main. Ainsi, la gestion des notes de frais sous Excel n’est pas très différente d’une note de frais papier.
Autre limite de la note de frais Excel : le manque de flexibilité.
Bien qu’on essaye de faire un modèle de note de frais s’ajustant au maximum aux besoins des salariés et de l’entreprise, dans certains cas ou occasions, on peut avoir besoin d’une note de frais plus flexible, permettant de faire des changements ou des adaptations.
Cependant adapter une note de frais excel n’est pas évident car on la modifie il faudra le faire sur tous les modèles de note de frais de tous les collaborateurs. En effet, la comptabilisation et la gestion de note de frais ultérieures seront plus compliquées.
De plus, avoir différentes versions en circulation d’un modèle Excel de note de frais est le meilleur moyen d’augmenter le risque d'erreurs et les problèmes de gestion comptable.
Le manque d’intégration aux autres systèmes de l’entreprise est évident avec ce modèle de note de frais. Si elle n’est pas intégrée aux autres procédures de l'entreprise, telles que la comptabilité, la gestion de projets ou clients, etc, la gestion des frais devient une procédure isolée, ce qui la rend plus inefficace, compliquée et coûteuse, tant au niveau du temps qu’au niveau économique.
En résumer, nous pouvons conclure que les grandes limites de la note de frais Excel sont :
- la perte de temps et de ressources que suppose sa gestion,
- le manque de flexibilité et d’adaptabilité aux changements pouvant surgir dans l’entreprise,
- le manque d’intégration et d’automatisation du flux de travail avec les autres procédures de l'entreprise.
