Les entreprises peuvent autoriser des dépenses professionnelles à leurs salariés dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions. Ces dépenses professionnelles devront être remboursées intégralement par l’employeur.
Les salariés doivent examiner attentivement chaque note de frais afin de s'assurer que la demande de le remboursement soient exacte, justifiée et conforme à la politique de remboursement de l'entreprise. Découvrez tout ce que vous avez besoin de savoir sur les notes de frais.
Les frais professionnels
Les dépenses professionnelles telles que : les frais de restauration, les frais d’hébergement ou encore les frais de déplacement durant les missions de travail … constituent des notes de frais. La viabilité de ces notes de frais obéit à certaines règles bien précises. Les salariés doivent justifier ces dépenses, qui doivent impérativement être effectuées dans le cadre de leur mission de travail.
À savoir : toute note de frais doit être rattachée à une facture. Dans certaines entreprises, la direction anticipe et limite les abus des dépenses professionnelles en fixant un plafond pour les notes de frais. Ce plafond sera stipulé dans le contrat de travail ou dans le cadre d’un accord commun entre les employés et leurs représentants.
Pour une meilleure gestion des notes de frais, vous devez classer les reçus dans l'ordre indiqué sur le rapport de dépenses. Prenez le temps de noter toutes de dépenses pour lesquelles vous n'avez pas eu de justificatifs de note de frais. Assurez-vous que vos reçus soient conformes aux directives de l’entreprise, le cas échéant
La gestion des notes de frais
Pour simplifier la gestion des notes de frais, vous pouvez déterminer au préalable si la dépense que vous souhaitez effectuer est conforme à la politique de dépenses professionnelles de l'entreprise. Votre comptable devra l’affecter dans un compte de dépenses appelé "grand livre général" dédié au traitement des comptes créditeurs.
La transparence dans la gestion de vos dépenses professionnelles permet de faciliter le remboursement et d’éviter les malentendus avec votre supérieur hiérarchique. Par exemple, il vous faudra parfois expliquer les motifs et justifier certaines invitations au restaurant en citant les noms et statuts des invités.
Concernant, les indemnités kilométriques, elles sont remboursables sous des conditions bien précises :
- Le véhicule utilisé lors des déplacements professionnels ne doit pas être immatriculé au nom de la société
- Les frais de déplacement doivent être justifiés (date, lieu, nombre de kilomètres réalisés et nom des clients concernés par le déplacement)
- Les déplacements doivent être strictement liés à l’activité professionnelle
Pour faciliter la saisie de vos notes de frais et ne plus rater aucun remboursement, vous trouverez un modèle Excel personnalisable à télécharger sur le site apprendreexcel.com.
Les différents justificatifs tels que les reçus, les journaux et la justification commerciale doivent être présentés sous la forme d'un rapport de dépenses. Il est important de comprendre la politique de remboursement des frais professionnels et les attentes de votre entreprise avant d'envisager des dépenses. Il n y a rien de plus frustrant qu'un désaccord économique avec votre employeur.
