Si une entreprise veut être efficace et moderne, elle doit savoir adapter sa gestion des notes de frais.
La gestion traditionnelle, basée surtout sur des tâches manuelles, est de plus en plus obsolète. En effet, de nouvelles possibilités technologiques ainsi que de nouveaux outils de gestion de note de frais sont disponibles.
Découvrez comment faire passer votre entreprise à la gestion 3.0 avec la note de frais dématérialisée.
La gestion d’entreprise 3.0 se caractérise, entre autres, par :
- Une meilleure communication au sein de l'organisation
- Une transparence accrue
- Une utilisation optimisée des ressources disponibles
- Le recours aux technologies les plus moderne
Ces standards peuvent en l’occurrence être appliqués à la gestion des notes de frais, comme les frais de déplacements engagés par les salariés de votre entreprise.
La note de frais traditionnelle est connue pour sa rigidité. Il s’agit d’un même modèle de note de frais, utilisé par tous les employés, et qui doit toujours être rempli de la même manière pour être validé. Tout imprévu, situation exceptionnelle ou adaptation à faire implique alors un chamboulement important dans la gestion de l’ensemble des notes de frais.
En 2018, on dit adieu à toutes ces complications ! Avec la note de frais dématérialisée, votre gestion des frais professionnels devient plus flexible, adaptable et modulable.
Le gros avantage de la note de frais 3.0 réside dans sa numérisation. La note de frais traditionnelle fonctionne avec un support papier, que ce soient les tickets, les justificatifs imprimés ou les rapports de notes de frais eux-mêmes...
...tandis que la note de frais 3.0 est entièrement numérique.
Cela permet de faciliter son intégration. Grâce à cette numérisation, la gestion des dépenses peut s’intégrer à d’autres procédures de l'entreprise, numériques elles-aussi : à travers les ERP, les programmes de comptabilité, etc. Cette intégration est impossible avec la note de frais traditionnelle.
En outre, la digitalisation des notes de frais a une conséquence fédératrice, car elle fluidifie la communication entre les salariés qui créent les notes de frais et les validateurs. Pour le collaborateur qui engage des frais, il ne s’agit plus de se contenter de remettre un document à son superviseur. Ce nouveau mode de gestion, plus transparent, lui permet de visualiser en temps réel la procédure d’approbation de remboursement.
