Les salariés ou les chefs d'entreprise peuvent dans le cadre de leurs missions professionnelles avancer certains frais qui leurs seront remboursés par l'entreprise. Pour que le remboursement puisse être effectué, il est indispensable d'établir une feuille de frais. Pour que le document soit valide, il faut respecter certaines conditions et s'assurer que toutes les dépenses sont engagées dans l'intérêt de l'entreprise.
Qu'est-ce qu'une feuille de frais ?
Une feuille de frais ou note de frais est établie par un salarié ou un dirigeant qui a engagé des dépenses sur ses fonds personnels pour les besoins de l'entreprise. Par conséquent, ces frais avancés doivent lui être remboursés.
Deux modes de calcul peuvent être choisis pour effectuer le remboursement :
Le principe des frais réel implique un remboursement des montants engagés après réception du justificatif d'achat. C'est dans ce cas précis où la feuille de frais est obligatoire.
Le principe du forfait prévoit une enveloppe qui servira à dédommager le membre de l'entreprise qui a avancé de l'argent pour la société. Dans ce cas, il peut y avoir un décalage entre le montant dépensé et la somme remboursée par l'entreprise. La fourniture d'une note de frais ne sera alors pas indispensable.
Les règles à respecter pour établir une note de frais
Les dépenses engagées doivent tous être justifiées et être effectuées dans l'intérêt de l'entreprise pour que la feuille de frais soit valide. Les frais les plus susceptibles d'être remboursés sont les repas au restaurant, l'hébergement, les indemnités kilométriques ou les frais de transport. Les notes de frais doivent indiquer les motifs des invitations au restaurant, du déplacement ou expliquer la nécessité d'être hébergé aux frais de l'entreprise pour une ou plusieurs nuits.
L'employeur peut imposer aux personnes qui ont recours aux feuilles de frais de les fournir dans un certain délai, faute de quoi le remboursement ne pourra plus se faire.
Les frais professionnels qui sont remboursés par l'entreprise sont exonérés de charges sociales, contrairement aux rémunérations versées. C'est pour cette raison que les contrôles sont fréquents, certains employeurs versent un salaire déguisé sous forme de remboursement de notes de frais…
Préparer une feuille de calcul pour ses notes de frais
Afin d'automatiser le processus, les feuilles de calcul réalisées sur un tableur peuvent permettre de dupliquer facilement les notes de frais. Tous les membres de l'entreprise qui les utilisent auront donc un modèle identique, ce qui facilitera le traitement comptable des opérations de remboursement. Notez que plus les feuilles de frais sont détaillées, plus vous gagnerez de temps en cas de contrôle Urssaf.
Le modèle de remboursement de frais doit comprendre au minimum les informations suivantes : la date de la dépense, sa nature ainsi que le montant total engagé.
La feuille de frais précisera également l'identité du collaborateur qui demande le remboursement. Il devra y joindre le ou les tickets de caisse détaillés attestant des sommes avancées. La feuille de frais devra ensuite être signée par la personne qui demande le remboursement, par son responsable ainsi que par la personne en charge de la comptabilité.
