Avez-vous déjà mis en place une politique de dépenses dans votre entreprise ?
Peu importe la taille de votre entreprise, cette politique est importante ! Elle permet de formaliser l’ensemble de règles qui facilitent la gestion des frais de déplacement.
Nous le savons tous : chaque voyage d’affaire engendre son lot de frais professionnels. Difficile de se souvenir, à chaque fois que l’on sort le portefeuille, des consignes à respecter pour déclarer une note de frais !
C’est là qu’intervient la politique de voyage d’entreprise : elle réunit sur un même document l’ensemble de ces consignes.
Cela simplifie la vie de tous ceux impliqués dans la gestion des dépenses de l’entreprise :
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Les collaborateurs qui engagent les frais. Ils s’y réfèrent en cas de doute sur les conditions à respecter pour être indemnisés.
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Les administrateurs qui valident les notes de frais. Ils s’y réfèrent pour appliquer en bonne et dûe forme les procédures d’indemnisation.
Concrètement, la politique de frais est rédigée sur un document clair, concis et facilement accessible.
Toute grande entreprise est supposée disposer de ce document, car il est très compliqué de transmettre oralement toutes les règles qui composent la politique de frais.
Mais qu’en est-il de la petite entreprise ?
Dans une petite ou moyenne entreprise, il n’y a souvent qu’une poignée d’employés qui réalisent des voyages d’affaires.
Ces personnes connaissent parfaitement les règles qui concernent les dépenses professionnelles (ou, du moins, elles croient les connaitre parfaitement)...
… À quoi bon alors coucher ces règles sur le papier ?
Même si disposer d’un document formel ne revêt pas un caractère légal ou obligatoire, nous conseillons fortement aux PME de créer leur propre politique de frais professionnels.
Une chose est certaine : les motivations pour créer une telle politique sont nombreuses !
Voici quatre contre-vérités à propos de la politique de dépenses en PME, et autant de raisons d’établir la vôtre...
1. “Nous sommes une entreprise familiale, il n’y a jamais de litiges !”
En effet, une politique de dépenses sert de support en cas de litige à propos d’un remboursement.
Et malheureusement, les litiges ne dépendent pas du nombre d’employés dans l’entreprise.
PME ou grande entreprise, établir une politique de dépenses ne demandent pas beaucoup d’efforts et permet de désamorcer de potentiels conflits bien plus coûteux.
Au-delà des litiges, une politique de note de frais confère plusieurs avantages communs aux PMEs et aux grandes entreprises :
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Elle permet de limiter certains frais professionnels et donc de réduire les coûts pour votre entreprise
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C’est une occasion de rappeler les consignes de prévention en déplacement et d’assurer la sécurité de vos employés en mission
2. “Nous ne sommes pas nombreux, tout le monde connaît notre politique de notes de frais !”
Il paraît évidemment plus facile de gérer des notes de frais lorsque peu d’employés réalisent des voyages d’affaires.
C’est pourquoi, dans une PME, il ne semble pas essentiel de formaliser sa politique de frais.
Pourtant, en ne fondant sa gestion des dépenses que sur la confiance, on multiplie le nombre de potentielles erreurs :
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Les voyageurs pensent connaitre parfaitement les règles : ils ne remettent pas leurs connaissances en question et répètent leurs erreurs
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Les administrateurs pensent que les voyageurs connaissent et respectent les règles : ils accordent moins d’attention à la vérification et la validation de leurs notes de frais
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Si un problème survient, les personnes concernées se connaissent bien et parviennent à “s’arranger”
Pourtant, il faut garder en tête que l’erreur est humaine, et qu’elle est fréquente.
Des erreurs répétées ou des “arrangements” pourront être considérés comme de la fraude, même involontaire.
Les conséquences d’une fraude ?
… Nous y reviendrons dans le dernier point.
Notez pour le moment que disposer d’une véritable politique de dépenses permet de pallier ce genre d’erreurs.
De plus, si votre entreprise est de taille petite ou moyenne, c’est le moment idéal pour construire cette politique !
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Les différents cas à traiter sont peu nombreux et le nombre de règles est limité.
Profitez de cette situation pour poser les fondations de votre document en toute simplicité. Vous le compléterez à mesure que votre entreprise s’enrichit de nouvelles opportunités de voyages business.
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En construisant votre politique dès maintenant, vous préparez la croissance de l’entreprise.
Grâce à votre politique de notes de frais, il sera plus simple de transmettre les règles aux prochaines recrues. L’insertion des nouveaux employés se fait alors en douceur : pas besoin de mémoriser l’intégralité des règles avant leur premier voyage d’affaire, ils peuvent s’appuyer sur un document écrit !
3. “Nous allons perdre du temps pour rien à mettre cette politique en place”
Détrompez-vous !
Comme nous l’évoquions dans le point précédent, si vous profitez de votre situation de PME pour mettre en place une politique de notes de frais...
...Vous allez gagner du temps, et non en perdre !
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La création de la politique est plus rapide lorsque les voyages et les différents types de dépenses sont encore peu nombreux.
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Si, un jour, votre gestion des frais se complexifie, vous n’aurez qu’à enrichir la politique déjà existante : un gain de temps notable !
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L’intégration de futurs employés sera plus simple et plus rapide si vous n’avez pas à leur reconstituer oralement l’intégralité des consignes qui régissent les frais professionnels.
Par ailleurs, travailler à améliorer vos procédures internes est rarement une perte de temps.
Nous vous conseillons de prendre l’habitude de capitaliser sur vos expériences passées afin d’améliorer les processus de votre organisation.
En formalisant une politique de frais professionnels, vous aurez besoin d’analyser les voyages précédemment effectués et d’apporter un regard critique sur votre gestion de frais.
Vous avez beaucoup à y gagner :
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Une opportunité de réduire certains frais professionnels pour votre PME
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Les employés seront plus efficaces en voyage et perdront moins de temps à se soucier de leurs notes de frais
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Les administrateurs seront plus productifs dans le traitement des remboursements des frais professionnels
4. “Nous ne craignons rien à faire un écart ou deux”
Les grandes entreprises dépensent des sommes colossales en déplacements professionnels.
Logique qu’elles respectent à la lettre une politique de frais bien carrée.
Face à cela, dans votre PME, vous estimez que les quelques notes de frais déclarées ici et là ne feront jamais l’objet d’un contrôle sérieux.
Faire une erreur de temps à autres, “s’arranger” sur un remboursement ou deux… Les montants en jeu vous semblent dérisoires, et l’absence d’une politique de frais bien appliquée ne vous parait pas d’un grand danger.
Et pourtant !
Toute entreprise, qu’importe sa taille, risque un redressement fiscal si un contrôle révèle une gestion des frais frauduleuse ou trop sujette aux erreurs.
Et les conséquences financières seront d’autant plus lourdes pour une petite entreprise qui n’aura pas anticipé ce risque.
Établir une politique de dépenses d’entreprise aujourd’hui, c’est aussi s’assurer que les indemnisations pratiquées par l’entreprise respectent les barèmes en vigueur.
Et s’épargner des risques inutiles pour demain.
Comment mettre en place une politique de notes de frais dans une PME ?
Vous êtes convaincus de l’intérêt d’une politique de frais d’entreprise ?
Peut-être craignez-vous d’y passer trop de temps : le modèle que vous avez trouvé en ligne est trop complexe, les articles que vous lisez sont inadaptés à votre petite structure…
En réalité, construire sa politique de frais sur mesure n’est pas si compliqué !
Nous y avons d’ailleurs consacré un guide entier. (lien article 19)
Dans les grandes lignes, voici les quelques sujets sur lesquels vous devez focaliser votre attention :
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Définir une structure extrêmement claire.
Une rubrique par type de déplacement, des sous-rubriques par type de dépenses. Et quelques rubriques additionnelles. Vos employés doivent repérer l’information qu’ils cherchent en quelques secondes !
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Rédiger des règles concises dans chaque sous-rubrique.
Les règles sont composées des conditions à respecter au moment d’engager les frais et de déclarer une note, ainsi que de la procédure de validation et de remboursement qui suit.
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Ajouter des rubriques additionnelles pour répondre aux questions les plus fréquentes.
C’est l’occasion de traiter les problèmes qui reviennent le plus souvent, à commencer par les dépenses exemptées d’indemnisation, leurs exceptions, les consignes de sécurité, etc.
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Communiquer la politique auprès de vos employés et veiller à son application.
Le document créé doit être connu de tous et facilement accessible… Sinon, personne ne
pourra correctement l’appliquer ! Par ailleurs, des mécanismes de contrôle permettront de vérifier la bonne application des consignes.
Pour finir, gardez bien en tête que, une fois formalisée sur un document, votre politique de frais n’est pas gravée dans le marbre pour autant !
Flexibilité et ajustements sont de mise. Votre document a vocation à s’enrichir à mesure que l’entreprise évolue et grandit.
Les occasions de retravailler votre politique de frais seront nombreuses : contexte changeant de l’entreprise, nouvelles habitudes de voyages d’affaires, réduction des coûts pour l’entreprise...
Songez à demander régulièrement aux voyageurs et aux administrateurs d’évaluer cette politique de notes de frais : leurs commentaires vous seront précieux pour l’améliorer.
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