La comptabilisation et l'enregistrement des notes de frais font partie du quotidien de l'entreprise. Il convient de respecter certaines règles concernant la nature et l'importance des dépenses engagées. Les règles comptables doivent être bien connues et appliquées rigoureusement.
Le principe de la note de frais
Une note de frais permet à un employé de se faire rembourser des frais engagés dans le cadre de son activité. S'il avance un achat pour l'entreprise, s'il paie ses frais de transport ou un repas au restaurant dans le cadre d'un déplacement professionnel, il peut ensuite demander à être remboursé de la totalité ou d'une partie des dépenses engagées.
La note de frais est un document qui doit respecter un certain formalisme pour pouvoir être pris en compte par l'employeur. Chaque structure a son propre modèle de note de frais mais ce document reprend en général les informations suivantes : date de la dépense, sa nature exacte, le montant TTC et HT dépensé, le nom et la signature de l'employé ayant engagé cette dépense. Une facture doit être ajoutée pour que la comptabilisation et l'enregistrement des notes de frais soient faits.
Comptabilisation des notes de frais
La comptabilisation et l'enregistrement des notes de frais se feront différemment suivant la nature des dépenses. Le plan comptable indique comment enregistrer chaque note. Par exemple, les frais engagés lors de voyages et de déplacement professionnels seront inscrits au débit du compte 6251, "voyages et déplacements". Si un employé avance un repas au restaurant où il invite un client, la note de frais sera enregistré dans le compte 6257, "réceptions". Pour que l'enregistrement se fasse correctement, il est donc indispensable de détailler le plus possible la nature de la dépense.
Le compte débité est généralement un compte en 6, utilisé pour les charges. Le compte crédité sera le numéro 421, "personnel, rémunérations dues".
Effectuer la comptabilisation et l'enregistrement des notes de frais
Certains points importants doivent être notés pour l'enregistrement des notes de frais. Le moindre oubli ou la moindre imprécision peuvent être reprochés à l'entreprise en cas de contrôle URSSAF. Pour qu'une dépense puisse être comptabilisée et enregistrée en note de frais, elle doit répondre aux critères suivants :
Une justification suffisante
Les frais que les employés demandent à se faire rembourser doivent impérativement être engagés dans l'intérêt de l'entreprise. Ils doivent être raisonnables, et justifiés en produisant une note de frais accompagnée d'une facture. Une note de frais sans justificatif d'achat ne peut pas faire l'objet d'une demande de remboursement. Pensez à noter au dos des factures la date, la nature de la dépense et les personnes présentes s'il s'agit d'un repas ou d'un évènement.
Une dépense raisonnable
Les remboursements de notes de frais étant exonérés de charges sociales, ils sont limités à un certain montant pour ne pas qu'il y ait d'abus. Certaines catégories de dépenses sont plafonnées, comme par exemple les frais de transport ou de téléphonie : le remboursement ne peut excéder 50 % des sommes dépensées.
Un choix approprié entre un remboursement au forfait ou au réel
Le remboursement des salariés peut se faire au forfait ou au réel suivant la politique de l'entreprise, mais les gérants ne peuvent pas bénéficier du forfait, sauf lorsqu'il s'agit des indemnités kilométriques.
