Comme pour n’importe quel autre frais de l’entreprise, le processus à suivre pour réclamer les indemnités de déplacement professionnel doit être parfaitement expliqué dans la politique de frais de voyage.
Il est convenant de détailler tout le processus du début à la fin, en commençant par tous les éléments nécessaires pour la justification et en détaillant les pas à suivre pour la réclamation, approbation et liquidation.
En fonction de la façon de gérer les frais de déplacement, différentes informations peuvent être demandées. Il peut s’agir d’information sur le contexte du voyage, comme par exemple le nombre de clients visités, les personnes présentes lors d’une réunion ou un repas, la raison du voyage, l’approbation du superviseur ou même des pièces justificatives spécifiques des frais réalisés.
Pour les frais liés à la locomotion, les pièces justificatives sont d’habitude les factures des services, ou les reçus des péages, parking, etc., mais il est courant d’informer aussi d’autres facteurs comme l’objectif du déplacement ou le client visité. Quant à l’indemnité kilométrique, elle se paye lors de l’utilisation du véhicule personnel de l’employé pour un déplacement professionnel. Dans l’indemnité sont inclus les concepts tels que le carburant et l’entretien de la voiture ou moto, ainsi que la part proportionnel de la prime d’assurance et du coût d’achat du véhicule et de ses équipements.
Pour la justification des kilomètres parcourus, souvent il suffi d’indiquer l’origine et la destination du voyage, sans autres justificatifs. C’est un des facteurs les plus sensibles à la fraude commise par certains employés qui cherchent à grossir leur note de frais. Pour la vérification des données apportées, le département d’administration n’aura qu’à utiliser une carte.
Les cartes de carburant sont utiles pour la justification des frais de locomotion : certaines incluent en plus des dépenses de carburant d’autres comme les réparations, les péages…
Les pièces justificatives sont fondamentales pour le processus de réclamation. L’employé est convenu de joindre ces documents à l’appui de la note de frais.
