Le monde des indemnités journalières et kilométriques, au sein des frais d'entreprise, est complexe. En fait, la base même de ce poste de dépenses soulève des doutes. Il est parfois difficile de distinguer entre ce qui peut être considéré comme indemnité journalière ou à quel type de frais correspond le frais kilométrique, par exemple. Découvrez la réponse ci-après et sachez comment les contrôler en suivant trois conseils simples.
Avant de pouvoir répondre à la question shakespearienne de la raison d'être ou pas des indemnités journalières et kilométriques, il est important de connaître la base de ces deux postes. Les frais kilométriques sont l'un des fameux frais de déplacements professionnels, qui regroupent un quelconque poste de dépenses lié au déplacement de l'employé. Il se divise en :
- Frais du service : déplacements en transports en commun tels que billets de train, avion, frais de taxi, entre autres.
- Frais de consommation et d'entretien : déplacements à bord d'un véhicule privé tels que carburants, usure, assurances, entre autres.
D'autre part, les indemnités journalières correspondent à la somme que l'entreprise consacre au paiement des dépenses associées que l'employé génère durant un déplacement professionnel. Ainsi donc, le poste des indemnités journalières peut se diviser en :
- Entretien : frais découlant de l'entretien de l'employé
- Séjour : frais liés à l'hébergement
Bien qu'il est vrai que les indemnités journalières revêtent une certaine souplesse. En fait, chaque entreprise adapte à ses besoins les indemnités journalières et les postes que celles-ci comprennent.
Par conséquent, si vous souhaitez en apprendre davantage sur la règlementation relative aux indemnités journalières, veuillez vous référer à la convention collective, dans le cadre des déplacements professionnels. Par ailleurs, afin de connaître le prix du kilométrage de l'entreprise, veuillez également vous référer à la convention collective. Ou, à défaut, à la convention du secteur.
Les sommes correspondant aux indemnités journalières et kilométriques sont font l'objet de modifications – que ce soit par décisions internes de l'entreprise ou en raison de changements dans la législation ou la fiscalité. D'autre part, il est possible de trouver des limitations aux éléments considérés comme constituant des indemnités journalières et kilométriques et celles qui ne le sont pas.
Ne sont pas considérés comme frais kilométriques :
- Les amendes pour infraction au code de la route et mauvais stationnement ;
- La mobilité avec le véhicule non liée à l'activité professionnelle ;
- En cas d'achat d'une voiture à crédit, les intérêts dudit crédit ;
- Les péages ;
- Les frais de stationnement.
Ne sont pas considérées comme indemnités journalières :
- Les repas et trajets non liés à l'activité professionnelle (bien que cela semble évident) ;
- En cas d'invitations ; Les indemnités ne peuvent pas être cumulées. Si elles ne sont pas dépensées, elles sont perdues ; Si l'employé a accepté une invitation, il perd le droit aux indemnités kilométriques qu'il aurait pu recevoir ;
- Les indemnités supplémentaires aux frais d'entretien souscrit ;
- Les frais personnels qui ne sont pas indispensables pour l'exercice de l'activité professionnelle.
Le poste indemnités journalières et kilométriques est donc souple, bien que l'entreprise doive en connaître très clairement les limites et marquer ses dernières dans sa politique de déplacements professionnels.
L'ordre dans la gestion ainsi que son contrôle sont également indispensables afin d'éviter des trous laissant le terrain libre à la mauvaise gestion et la fraude.
Pour en savoir plus, téléchargez gratuitement notre guide basique en PDF "Tout ce qu'il faut savoir sur les indemnités journalières et les indemnités kilométriques".
Comment contrôler correctement les indemnités journalières et kilométriques
Une fois que vous savez parfaitement en quoi consistent les indemnités journalières et les frais kilométriques, vous pouvez appliquer des mesures d'amélioration pour augmenter l'efficacité de leur gestion et réduire les dépenses. Voici certains points essentiels qui vous permettront de bien contrôler les frais kilométriques et les indemnités journalières :
- Délimiter quel type de frais de déplacements professionnels et d'entretien sera couvert pour chaque professionnel, sous quelles conditions et si un budget limité lui est alloué en ce sens. Ainsi que fixer quand et quoi faire s'il faut le dépasser. En effet, la politique de dépenses de l'entreprise doit définir le processus et les éléments nécessaires à la justification de n'importe quel frais de déplacement professionnel.
- Tenir la liste des factures, mais aussi recueillir et archiver de manière appropriée tous les reçus correspondants.
- Automatiser le processus. Cette tâche requiert a priori qu'on lui consacre beaucoup de temps, surtout l'équipe financière chargée de la supervision. Une solution pratique consiste à disposer d'une plateforme numérique aidant à gérer les déplacements professionnels de l'entreprise. Elle permettra d'optimiser le temps consacré à la supervision des dépenses ainsi que d'être plus opérationnels et efficaces.
