Les indemnités de déplacement et kilométrique des employés lors de déplacement professionnels sont deux des concepts de frais les plus importants qu’une entreprise doit affronter. D’où l’importance d’une gestion correcte à tous les niveaux : contrôle des coûts, traitement fiscale, etc. sont des facteurs clés pour réussir à équilibrer la balance économique de n’importe quel société.
Par ailleurs, les indemnités de déplacement intègrent n’importe quel frais en relation avec la locomotion : les billets de train, avion ou n’importe quel transport publique, essence et usage de véhicule quand l’employé doit utiliser sa propre voiture ou moto, etc.
Les modèles de gestion des indemnités de déplacement
Il n’existe pas un model unique de gestion des indemnités de déplacement, il y a plusieurs méthodes et l’entreprise doit choisir celui qui s’adapte le mieux aux besoins, intérêts, caractéristiques, type et assiduité des déplacements professionnels des employés. Les principales modèles sont :
- Modèle forfaitaire. Indemnité d’un montant forfaitaire pour une dépense ou un ensemble. Dans ce cas, la société renonce a avoir un contrôle exhaustif pour améliorer le circuit, en réduisant les tâches d’élaboration et contrôle des notes de frais.
- Justification de chaque frais. L’employé doit justifier tout les frais avec une facture détaillée qui reflète le montant dépensé, et après être approuvé par la société, il sera remboursé au bout d’un certain temps (normalement entre 11 et 30 jours).
- Systèmes mixtes. Entre ces deux modèles, il existe une infinité de systèmes mixtes qui combine les deux options : obligation de justifier seulement une partie des frais, fixation d’un montant maximum pour certains concepts, etc.
La valeur d’une gestion adéquate
Indépendamment du model suivi par l’entreprise, celui là doit se gérer correctement, car ainsi il est possible d’améliorer l’efficacité de l’entreprise, économiser des coûts, bénéficier d’avantages financiers et fiscaux, intégrer des systèmes, apprendre à partir des données générées, détecter la fraude, être plus compétitifs et améliorer l’ambiance professionnelle.
Les économies, comme conséquence d’une bonne gestion des indemnités de déplacement, se produisent dans deux sphères différentes : temps dédié aux tâches d’élaboration et supervision des notes de frais, et économies directes liées à la détection de la fraude interne.
Une des meilleures façons d’optimiser la gestion des indemnités de déplacement est l’utilisation de logiciels de gestion basés sur des softwares spécifiques qui automatisent les processus, en apportant de l’efficacité, de la flexibilité et du contrôle.
Ces logiciels ont le grand avantage de pouvoir être utilisés dans n’importe quel model de gestion et toujours réussir des résultats considérables, ainsi qu’un retour rapide de l’investissement nécessaire. De plus, l’effectivité et la rentabilité se multiplie si on ajoute a ces logiciels d’autres actions, comme la définition consensuel entre la société et les employés de paramètres de dépenses bien définis.
