Les dépenses correspondant aux indemnités journalières et aux indemnités de frais kilométrique constituent une part importante des dépenses de l'entreprise. Par conséquent, il est important de les gérer de manière organisée et contrôlée.
Nous recommandons à toute entreprise souhaitant gérer ses déplacements professionnels de manière efficace, de créer une politique de déplacements professionnels. La politique de dépenses de l'entreprise est un élément essentiel dans tout le processus de gestion des dépenses, étant donné qu'il s'agit du document qui recueille la réglementation régissant tout facteur ou processus lié aux déplacements professionnels. C'est ici où sont définis les mécanismes de contrôle visant à mettre de l'ordre dans les déplacements professionnels.
La politique de déplacements professionnels recueille la réglementation régissant tout facteur ou processus liés aux déplacements professionnels et à la représentation.
Ainsi, tout élément lié à la définition et au contrôle des indemnités et frais kilométriques devrait y être inclus. Elle devrait comprendre des informations concernant le type d'indemnités journalières dont l'entreprise dispose pour ses employés, les conditions pour les réclamer, si un certain type de consentement de la part d'un responsable est nécessaire...
Nous vous recommandons de définir ces informations dans les moindres détails. Aucun doute les concernant ne doit subsister pour quiconque impliqué dans le processus. Ni pour les rapporteurs des dépenses ni pour le personnel chargé de l'administration et de la validation de celles-ci.
Étant donné que les dépenses liées aux indemnités journalières et le déplacement touchent l'employé, elles sont négociées avec le comité d'entreprise et sont inclues dans la convention collective. Comme elles affectent l'employé, elles sont également comprises dans la politique de déplacements professionnels, en général dans une annexe qui est plus souple que la propre politique de déplacements professionnels. Les sommes correspondant aux indemnités et frais kilométriques font l'objet de modifications – que ce soit par décisions internes de l'entreprise ou en raison de causes externes comme des changements dans la législation ou dans la fiscalité –. Elles sont généralement mises à jour chaque année ou au bout de quelques années en y ajoutant l'augmentation de l'IPC et parfois un pourcentage supplémentaire.
Les sommes correspondant aux indemnités journalières et kilométriques et leurs mises à jour figurent généralement dans la convention collective de l'entreprise ainsi que dans la politique de déplacements professionnels de l'entreprise.
Nous vous rappelons que la politique des dépenses de l'entreprise est un élément essentiel pour une bonne gestion des indemnités journalières et kilométriques. Il est important que ses moindres détails soient clairement détaillés afin que les employés se familiarisent avec les normes de l'entreprise et les fassent leurs.
