Les ancilliary fees (frais afférents) sont un casse-tête récurrent qui complique la gestion des frais de déplacements des entreprises. Ils correspondent à des frais qui se trouvent « cachés » parmi d'autres.
Des frais facturés dans un hôtel pour l'utilisation d'Internet, par une compagnie aérienne pour la consommation de boissons, ou par une société de location de voitures pour avoir restitué un véhicule à une autre agence que celle qui était initialement prévue. Il s'agit là de frais difficilement prévisibles - qui ne peuvent donc être payés d'avance - et difficiles à identifier, car ils sont « dissimulés » à l'intérieur d'autres frais.
Les trois exemples que nous venons de citer n'ont pas été pris au hasard, car les trois principales sources de frais de cette natures sont, par ordre d'importance, les compagnies aériennes, les transports terrestres et les hôtels. Dans le cas particulier des compagnies aériennes, et particulièrement des low-cost, on constate une tendance à l'augmentation des frais afférents. L'augmentation des sommes perçues à ce titre depuis 2010 frôle les 66 %.
Pour les limiter, dans la mesure du possible, la règle d'or est de prêter attention aux petits détails au moment de souscrire un service. Ces informations sont souvent difficiles à repérer, il faut donc faire attention à ce qui est écrit en petits caractères. Il faut aussi se familiariser avec les plus fréquents : excédents de bagages, utilisation du minibar, en-cas pris pendant un vol... Quant à ceux que l'on ne peut ou que l'on ne veut pas éviter, le mieux est de les prendre en compte dès le départ. Il faut donc que les services susceptibles de générer des frais supplémentaires pour l'entreprise soient pris en compte au moment de la négociation avec les fournisseurs. Evidemment, il est impossible de tous les prendre en compte, mais on peut au moins réduire l'impact des plus fréquents.
Les ancilliary fees passent souvent inaperçus. Ils sont donc difficiles à quantifier. Pour gérer ces dépenses et mesurer leur impact sur le budget concerné, il faut intégrer plusieurs sources d'information et les analyser. Il faut rapprocher les factures relatives aux services fournis avec les moyens de paiement : cartes de crédit ou liquide. Bien qu'il existe des plateformes permettant de simplifier cette tâche, intégrer toutes les informations d'un même fournisseur dans un même contexte n'est pas chose facile.
Pour ce qui est de la gestion, les principaux ancilliary fees rencontrés par une entreprise devraient être inclus dans sa politique de gestion des coûts. Frais douteux mis à part, les principaux ancilliary fees sont souvent une source de polémique entre ceux qui les rapportent et ceux qui les contrôlent.
Selon la dernière étude de la Global Business Travel Association, les ancilliary fees représentent environ 8 % du coût total d'un voyage d'affaires. Il ne faut donc pas les prendre à la légère au moment de définir les budgets et de planifier les dépenses.
