Pour établir une gestion basée sur les processus, l'organisation doit identifier tous les processus qui seront inclus dans chacun des trois grands blocs définis ci-dessus. Ensuite, il faut établir un plan des processus qui facilitera l'identification des relations entre chacun d'eux.
À partir de la division en 3 grands groupes des processus de l'organisation (processus stratégiques, opérationnels et de soutien), les processus plus « petits » de chaque grand groupe sont identifiés. Il est plus facile de comprendre ceci à travers un exemple :
« Une entreprise de distribution de boissons rafraîchissantes décide de gérer son entreprise par processus. Pour ceci, elle doit identifier tous les processus qui forment la compagnie, afin de réaliser une gestion efficace. Voici quelques exemples des processus qui peuvent se trouver dans chaque grand bloc » :
Plan des processus
Lorsque tous les processus de l'entreprise sont connus, il faut élaborer le plan des processus de l'entreprise. Il s'agit d'une sorte de « grande toile d'araignée » de processus liés entre eux, représentés graphiquement.
Un plan de processus pourrait se définir comme un schéma ou un diagramme qui présente un aperçu global de la structure de l'entreprise, avec tous les processus concernés et leurs relations principales. Pour son élaboration, il faut connaître toutes les connexions, les entrées (input) et les sorties (output) de chaque processus, en tenant compte du fait que l'entrée a des objectifs définis en fonction du client et que la sortie doit répondre aux besoins du client par rapport aux objectifs définis.
Les plans de processus ne sont pas tous identiques, puisque chaque compagnie les adapte à sa structure. Pour être utiles, ils doivent fournir des informations claires et concises. Tous les processus doivent y être indiqués et être reliés aux processus avec lesquels ils interviennent, le cas échéant. Il n'est pas nécessaire d'expliquer tous les processus en détail, mais il faut indiquer les groupes d'activités englobés par chaque processus.
