La politique de voyages d'entreprise est un ensemble de règles qui permet à l'organisation de gérer, contrôler et optimiser les dépenses de vos déplacements professionnels, sans compromettre la sécurité, la commodité et le travail des voyageurs d'affaires.
Dans ces politiques, et en raison de son degré élevé d'implication dans la gestion des voyages d'affaires, le Travel Manager a un rôle très important. Quel est son rôle ? En quoi influence-t-il les politiques de voyages ? Découvrez-le dans cet article.
Le devoir du gestionnaire de voyages d'affaires est de connaître ces règles à la perfection pour l'organisation des déplacements, savoir pour quelle personne il peut réserver une catégorie déterminée d'hôtels, de transport, etc.
Il se doit d'appliquer ces règles aux gestions qu'il ou elle réalise mais aussi d'exercer un rôle de consulting avec ses collègues de travail : en cas de doute, ils peuvent faire appel à lui pour qu'il les conseille sur l'application des règles.
Il faut toutefois garder à l'esprit que le Travel Manager n'est pas celui qui contrôle l'application des politiques de dépenses de la part des voyageurs.
Il peut en revanche évaluer si elles sont appliquées ou pas, obtenir des informations expliquant pourquoi elles ne le sont pas et s'il est logique ou pas qu'elles ne soient pas appliquées et pour quelles raisons. Par exemple, au cours d'un voyage à l'étranger les prix des menus sont plus élevés que les prix nationaux, etc.
Il ne faut pas oublier que les politiques de voyages représentent quelque chose de vivant qui évolue avec les changements au sein de l'entreprise et de l'environnement. C'est pourquoi il doit également savoir en quoi l'application est-elle pratique pendant les voyages et avoir une vision réelle de ces règles. Ainsi, il devra tout au long de l'année évaluer et réviser ces politiques en vue d'apporter son critère professionnel et fondé pour proposer des modifications et des améliorations à mettre en place.
Le gestionnaire de voyages d'entreprise peut canaliser les opinions aussi bien positives que négatives de ses collègues de travail en déplacement pour qu'elles soient prises en compte au moment de réviser ces politiques.
