Les solutions pour classer et traiter une facture fournisseur
Que vous soyez une petite ou grande entreprise, vous aviez déjà peut-être reçu plusieurs factures fournisseurs. Rappelons qu’une facture fournisseur est définie comme une facture liée à une commande fournisseur. Elle présente, un en-tête et une ou de nombreuses lignes pour des articles ou des services.
C’est une facture fournisseur qui conclut la commande fournisseur, l’accusé de réception des marchandises. Voici un dossier qui vous fera découvrir des solutions qui vous aideront à mettre un peu d’ordre dans vos factures. Souscription à une assurance de voyage d’affaires.
Comment contrôler une facture fournisseur ?
Sachez tout d’abord qu’une facture est un document juridique obligatoire, et c’est pour cette raison qu’il est important d’y faire un contrôle pour qu’elle ne comporte aucune erreur. Nombreux sont les éléments que vous devez examiner pour valider une facture fournisseur. Elle atteste du contrat commercial passé entre un fournisseur t un client. En acceptant la facture, le client s’engage à la régler à la date inscrite, c’est-à-dire à l’échéance.
En outre, concernant l’examen d’une facture fournisseur, vous devez jeter un coup d’œil au niveau des conditions négociées avec e fournisseur, sur les quantités facturées, le prix unitaire, les frais de port, les éventuelles remises et les escomptes, ainsi que le délai de paiement.
Comment classer ses factures fournisseurs ?
La solution suivante convient plutôt aux petites entreprises qui reçoivent souvent un nombre limité de factures fournisseurs comme une centaine au plus par mois. Lors de la réception des factures, celles-ci sont en général disposées dans un classeur à anneaux dont à l’intérieur se trouvent des intercalaires mensuels inversés qui permettent de séparer les factures.
Les factures sont rangées à l’intercalaire qui correspond au mois d’émission par le fournisseur. Par exemple, les factures qui datent du mois d’avril sont mises dans l’onglet avril.
Les factures sont également classées par ordre alphabétique à l’intérieur de chaque intercalaire. Dans le cas où un intercalaire contient deux factures d’un même fournisseur, les factures doivent être classées par numéro. De ce fait, il sera beaucoup plus facile de retrouver concerné en cas de réclamation par téléphone.
Les logiciels de dématérialisation des factures fournisseurs
La dématérialisation des factures fournisseurs offre de nombreux avantages aux entreprises. Grâce à la gestion électronique de documents ou GED, le traitement des flux comptables est simplifié. De plus, la validation d’une facture nécessite régulièrement l’intervention de plusieurs responsables d’une entreprise.
Par ailleurs, pour gagner en efficacité, en rapidité et en fluidité, le logiciel utilisé pour le traitement des factures fournisseurs doit disposer de fonctionnalités utiles telles que le LAD ou Lecteur Automatique de Document et la RAD ou Reconnaissance Automatique de Documents. Ainsi, la facture fournisseur électronique sera automatiquement classée dans la pile "Facture à traiter" des utilisateurs autorisés à contrôler ce document. Ce sera de ce fait un véritable gain de temps pour la saisie des écritures comptables.
Le second avantage de l’utilisation de logiciels de traitement de factures fournisseurs c’est qu’il s’intègre au système d’information existant de l’entreprise, et permet une interaction fluide avec les programmes ou logiciels comptables, de consulter en quelques clics les factures fournisseurs depuis un logiciel comptable, d’automatiser le classement des factures générées.
