Ce n'est pas agréable de penser qu'un des membres de votre équipe tente de profiter des ressources de l'entreprise. Cela ne mène nulle part et ne favorise pas une bonne ambiance de travail. De manière générale, les employés sont honnêtes et font les choses comme il se doit... dans 99 % des cas.
Toutefois, les cas de fraude lors des voyages d'affaires continuent d'engendrer des pertes estimées à des milliers d'euros. Grandes ou petites entreprises, toutes sont touchées par ce problème ; toute activité dans laquelle les employés chargent des frais à l'entreprise est susceptible d'être touchée par des cas de fraude. Ces questions ne sont pas faciles à gérer, bien qu'il faille les affronter rapidement pour éviter qu'elles ne se reproduisent.
Avant de penser à la meilleure manière de gérer cette question, il est important de faire la distinction entre les erreurs réelles et les erreurs douteuses. De nombreuses entreprises procèdent encore manuellement à leur gestion des frais. Au cours de ce type de processus, il est très facile de commettre des erreurs. Introduire une valeur incorrecte, une date erronée ou perdre un ticket original est fréquent. Il est dans tous les cas conseillé d'utiliser un outil permettant d'automatiser la gestion des frais. Naturellement, les cas de fraude requièrent un traitement différent. Mais comment faut-il gérer cette situation, une fois que nous sommes certains qu'il y a eu fraude au cours de voyages ?
Pour faire les choses correctement, une multitude de facteurs entrent en jeu, en fonction du cas qui nous occupe et de la culture de l'entreprise. Voici une liste des éléments à prendre en compte.
En rapport avec la fraude
MONTANT
Il faut tout d'abord connaître le montant exact de la fraude. De quelles sommes parlons-nous ? S'agit-il de dizaines ou de milliers d'euros ?
RÉCIDIVE
Est-ce la première fois que cela se produit ? Dès que la fraude est découverte, il est conseillé d'enquêter et de vérifier si d'autres irrégularités se sont produites dans le passé de l'employé.
En rapport avec l'employé
RENDEMENT
Est-ce un bon employé ? Est-ce un as des ventes ou son rendement est-il faible ?
EXPLICATION
Dès que les faits ont été prouvés, il convient de donner à l'employé l'occasion de s'expliquer. Il pourrait s'agir d'un malentendu et que tout simplement il n'ait pas tenu compte de la politique en vigueur dans l'entreprise, ou qu'il traverse une situation difficile dont il faut tenir compte pour contextualiser le fait.
En rapport avec l'entreprise
CONTINUITÉ DE L'EMPLOYÉ
Dans le cas où la fraude a été prouvée et que vous décidez de réprimander l'employé, il faut tenir compte de la manière dont cela va influencer la relation entre l'employé et l'entreprise. Sera-t-il possible de créer à nouveau une ambiance de travail correcte pour chacun ?
REMPLACEMENT DE L'EMPLOYÉ
S'il s'agit d'un cas extrême et que vous décidez de licencier l'employé, il faut tenir compte des retombées pour l'entreprise, de la manière dont elle sera affectée et des difficultés éventuelles de remplacement.
GESTION DE LA SITUATION
Finalement, dans le cas où vous disposeriez d'un département de ressources humaines, il sera dans tous les cas préférable de le charger de ce type de conflits. Si ce n'est pas le cas, il est conseillé de rester calme et poli et de faire preuve d'un peu de savoir-faire.
Selon vous, y a-t-il un autre élément qui devrait être pris en compte dans ce type de cas ? Faites-nous en part dans les commentaires.
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