Gérée correctement, une note de frais peut permettre à la fois une amélioration de la gestion des dépenses pour l’entreprise, ainsi qu'un gain d’argent et de temps pour le salarié. Il s'agit également d'un bon moyen de limiter les dépenses.
Cependant dans le cas d’une mauvaise gestion des notes de frais, elles peuvent représenter une menace importante pour l’entreprise par des “fuites d’argent” inexpliquées, et au final, constituer une perte financière considérable.
Il faut commencer par respecter les politiques de dépenses. Le contrôle des notes de frais, pour vérifier qu’elles sont conformes aux politiques, est un point élémentaire. L’entreprise évite ainsi les erreurs, les abus voire les fraudes. Mais un autre aspect dont on ne tient pas toujours compte et qui est très important est la préparation du voyage.
Pour limiter les risques de fraude à la note de frais, voici les étapes à suivre :
Pour commencer, il vous faudra faire respecter la politique des dépenses professionnelles de l’entreprise à vos salariés.
Par la suite, vous devrez contrôler la gestion des notes de frais, afin de vous assurer qu’elle soit conforme à votre politique des dépenses professionnelles. Il s'agit là d'un point élémentaire pour l’entreprise qui évite ainsi de commettre des erreurs de remboursement de notes de frais, les abus et les fausses notes de frais.
Un autre aspect dont on ne tient pas toujours compte et qui est très important : la préparation du voyage.
Lorsque vos employés sont en déplacement professionnel, il peut être difficile pour le gestionnaire de voyages de savoir quelles dépenses et quels montants sont réservés pour chacun d'eux. L'un de vos salariés peut, par exemple, demander à loger dans un hôtel dont le tarif dépasse le montant du logement qui lui est autorisé.
L'importance de respecter la politique des dépenses professionnelles dès la préparation au voyage
Une mauvaise gestion des notes de frais peut aussi entraîner deux types de gaspillage :
- D’une part, le coût associé à la gestion papier : envoi de justificatifs de note de frais originaux à la centrale, archivage, etc. Ces frais peuvent être épargnés si la documentation est numérisée.
- D'autre part, la détérioration ou la perte du justificatif de note de frais. À savoir que sans justificatif, non seulement l’entreprise ne peut pas vérifier les dépenses avancées par le salarié et il lui est difficile de récupérer la TVA. En effet, pour cela, elle doit disposer de la facture complète justifiant chacune des dépenses professionnelles. Le cas échéant, l’argent ne pourra être récupérée par l’entreprise.
