Le contrôle des frais est important dans une entreprise. Personne n'en doute. Il existe de nombreuses façons de réaliser ce processus. Certaines sont plus efficaces que d'autres. Automatiser le contrôle des frais est-il vraiment avantageux pour les entreprises ? Nous vous les expliquons ci-après.
Trouver le meilleur moyen de contrôler les frais d'une entreprise représente un avantage compétitif, car cela permet d'optimiser les coûts, de réduire la fraude, d'accroître sa marge commerciale, etc. On peut réaliser tout ce processus manuellement. C'est une façon de faire. Mais c'est une tâche qui prend du temps, surtout si les informations sont sur un support papier et que l'on doit les digitaliser. Cela peut représenter un volume de travail impossible à assumer si l'on doit contrôler de nombreux frais.
Par contre, automatiser le contrôle des frais grâce à la digitalisation permet de gagner du temps aux différentes phases du processus. Par exemple, cela facilite grandement le recueil des données. Leur analyse et leur traitement ultérieurs sont également plus simples et plus rapides. De plus, on peut analyser la totalité des données, alors que dans un processus manuel, il est presque impossible de le faire et on se contente généralement d'un échantillon.
Par conséquent, la marge d'erreur est bien moindre si on automatise le processus. L'analyse est plus détaillée, plus complète, le contrôle des frais et de la fraude interne est donc bien plus efficace. Mais il est vrai qu'il faut toujours qu'une personne supervise le processus, car il peut y avoir des cas particuliers, des exceptions ou des situations imprévues qui peuvent jouer sur les dépenses réalisées par l'entreprise.
Donc, à la question : cela vaut-il la peine d'automatiser la gestion de frais de l'entreprise ?, nous répondons par un oui franc et massif car le coût que représente une solution de ce genre pour l'entreprise est très largement compensé par le gain de temps, la prévention de la fraude, la détection des cas avérés, etc.
