Une fois la fraude interne détectée, une autre étape arrive tout aussi importante : apporter des solutions pour la combattre. Voici les 4 étapes à suivre pour réparer les préjudices causés par une fraude.
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Communiquer la fraude commise
Comme nous l’avons déjà vu, il faut toujours informer en premier lieu, normalement par mail, l’employé qui a commis la fraude. Quand l’infraction ne peut être considérée comme légère ou qu’elle se répète, il faut aussi mettre en copie les supérieurs pour qu’ils soient au courant des faits.
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Démontrer pourquoi il s’agit d’une fraude
Il faut justifier au travailleur et/ou des supérieurs la raison pour laquelle il s’agit d’une fraude. La fraude est toujours, évidemment, la violation d’un point ou d’un aspect des politiques de dépenses de l’entreprise.
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Procéder à l’ajustement de la note de frais
L’ajustement peut se faire de diverses manières:
a) Retenir temporairement la note pour soumettre la dépense vraisemblablement illicite à l’opinion du travailleur, des ressources humaines, du superviseur, etc.
b) Si la fraude est flagrante, on prélève au travailleur l’excédent ou le montant complet s’il s’agit d’une dépense entière non justifiée.
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Rapporter par écrit la fraude détectée
Nous avons vu que les auditeurs de notes de frais doivent rendre compte de leur travail de temps à autre, au moyen de rapports et comptes-rendus.
En résumé, ce qui importe vraiment, la résolution d’une fraude, requiert quatre mesures à prendre: informer de la fraude, la démontrer, ajuster la note de frais et élaborer un rapport relatant les faits.
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Elle a plus de dix ans d’expérience comme contrôleuse dans le secteur de la technologie médicale et collabore régulièrement au Forum Business Travel.
