Dans toute entreprise où les employés sont amenés à partir en déplacement, il faut un responsable qui contrôle et approuve les frais engendrés par ces voyages. Ce n’est certes pas une tâche agréable, mais il n’en reste pas moins qu’elle est absolument nécessaire.
Si nous parlons de tâche désagréable, c’est pour deux raisons. D’abord, parce que c’est une procédure complexe et laborieuse. Faire le suivi d’une note de frais pour s’assurer que tout est en ordre peut être une vraie torture, si on s’y attelle scrupuleusement. Par ailleurs, ce n’est pas de gaieté de cœur qu’on se retrouve à faire le juge ou à passer un savon à un employé, par exemple, parce qu’il dépasse les limites de frais de repas à la charge de l’entreprise.
Les choses devraient être plus simples.
http://www.captio.fr/le-cout-de-la-fraude-interne-au-niveau-de-la-gestion-des-depenses-des-entreprisesVoici quelques conseils utiles pour mieux organiser et gérer les procédures de création et de gestion des frais de voyages de votre entreprise.
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Créez une politique de dépenses claire
Pour que votre équipe joue le jeu, elle doit savoir à quoi s’en tenir. L’idéal est donc de commencer par élaborer une politique de dépenses claire, suffisamment simple et évidente pour que tout le monde puisse la respecter sans avoir à la consulter constamment. Autre facteur important : il faut transmettre cette politique à vos collaborateurs, car un simple email n’est pas toujours suffisant. Pourquoi ne pas la mettre en ligne pour qu’elle soit accessible à tous ? Si vous n’avez pas d’intranet corporatif, GoogleDocs peut faire l’affaire.
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Vérifiez minutieusement
Si, par manque de temps, les notes de frais ne sont pas vérifiées correctement, votre équipe va s’en rendre compte, ce qui peut entraîner un relâchement dans le respect des politiques de dépenses. Oui, c’est dur, mais pourquoi élaborer des normes si c’est pour ne pas vérifier ensuite les résultats ?
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En cas de doute, vérifiez
Si vous pensez que quelque chose ne colle pas, ne vous précipitez pas. Faites les vérifications et comparez les chiffres avec des frais antérieurs encourus par l’employé ou avec les frais d’autres membres de l’équipe. Une fausse accusation n’est jamais agréable et affectera l’ambiance de travail au sein de votre équipe.
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Accordez un vote de confiance
Nous ne vivons pas dans un monde parfait et on ne peut pas faire confiance à tout le monde, c’est un fait. Cela dit, si vous soupçonnez un employé d’essayer de vous « gruger », parlez avec lui avant de continuer à valider ses dépenses. Donnez-lui l’opportunité d’expliquer les irrégularités détectées. Il peut s’agir d’une simple erreur, d’un ticket mal validé sur la note de frais, de la perte d’un original, etc.
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Utilisez les outils adéquats
Cette procédure peut être rationalisée grâce à des outils assurant une base solide au processus de gestion de frais engendrés par les voyages d’affaires. Des outils qui permettent de gérer la procédure de manière ordonnée et efficace. Au fond, nombre des problèmes qui surgissent sont directement liés à des erreurs humaines. Si vous automatisez la procédure, non seulement vous gagnerez en efficacité mais vous éliminerez aussi les erreurs. D’une pierre deux coups !
Un point nous a échappé peut-être? Y a-t-il d’autres conseils que vous jugez importants ?
