Nombreux sont les frais engagés par les dirigeants et les salariés d'une entreprise, dans le cadre de leurs missions professionnelles. Ces dépenses visent à développer la compétitivité de la firme et à en améliorer sa productivité. En d'autres termes, ces dernières sont indispensables et nécessaires à la pérennité de la société. De manière générale, la firme prend directement en charge ces frais ou les rembourse à celles et ceux les ayant engendrés. Dans ce même contexte, il fait bon de savoir que l'entreprise peut, dans certains cas de figure, déduire la TVA relative à ces frais et alléger son montant de cotisations. Le tout consiste à connaître les conditions et les règles de cette déduction pour être en mesure d'en profiter et accroître la rentabilité de la société.
TVA : la déduction des frais de déplacement
Comme indiqué précédemment, la déduction de la TVA relative aux notes de frais est soumise à un certain nombre de conditions. Quelles sont-elles ?
- Les dépenses réalisées doivent, obligatoirement, être engagées dans l'intérêt de l'entreprise. Les frais en question doivent avoir été utiles au développement de la société. De la même manière, la TVA doit être exigible au fournisseur, auprès du professionnel éditeur de la facture.
- La seconde condition pour être en mesure de déduire la TVA : l'entreprise doit s'assurer de posséder toutes les factures relatives aux frais engagés par les salariés ou par les dirigeants. Ces documents devront être libellés au nom de la société et pas au nom du professionnel en tant que personne physique.
- Dans le cas contraire, la société ne sera pas en mesure de justifier les dépenses réalisées auprès des contrôleurs, tels que ceux de l'Urssaf. La firme se risque alors à un redressement.
À savoir que les deux conditions citées ci-dessus ne suffisent pas toujours pour récupérer la TVA. En effet, il est nécessaire de prendre les différents types de frais de façon séparée et d'évaluer leur possibilité d'être déduit, ou non, en fonction des textes de loi.
Les dépenses d'hébergement
Les dépenses liées à l'hébergement, quelle que soit sa forme (hôtel, Airbnb, etc), ne peuvent, en aucun cas, faire l'objet d'une déduction de TVA. La règle demeure la même lorsque la nécessité de dormir en dehors du domicile est justifiée par un déplacement professionnel.
Toutefois, il existe des exceptions à cette règle. Ces dernières concernent des professions bien déterminées : le personnel de sécurité, de gardiennage, de surveillance (chantiers ou locaux). Les frais d'hébergement de ces professionnels peuvent faire l'objet d'une déduction de TVA.
Notez également que l'exclusion générale de déduction de TVA concerne, uniquement, les salariés et les dirigeants d'une entreprise. Cela signifie que la firme peut très bien déduire la TVA des frais engagés pour l’hébergement de ses clients et / ou de ses fournisseurs. A condition, bien évidemment, que les factures d'hébergement aient été prises en charge par la société.
Dernièrement, l'entreprise peut récupérer la TVA sur les repas pris à l'hôtel. Toutefois, il faudra penser à demander une facture séparée de celle de la chambre.
Les frais de nourriture ou de restauration
La TVA des frais de repas peut être déduite par l'entreprise. Cependant, il faut, toutefois, faire attention au cadre dans lequel ils sont pris. Ils doivent être justifiés par un déplacement professionnel. Impossible de déduire la TVA des repas des employés ayant décidé de se restaurer à côté des locaux de la société. Aussi, l'identité des personnes présentes au moment du repas doit pouvoir être justifiée si besoin est. Pour s'éviter d'éventuels problèmes, il est avisé d'inscrire au dos de la facture les noms et prénoms des personnes concernées et présentes.
Aussi, pensez à vérifier que la facture est établie au nom de la société et non à celui du salarié / du dirigeant. Si le restaurant indique sur la facture le nom de la personne physique et non celui de la société, l'entreprise ne pourra pas récupérer la TVA.
Les frais de location et d'entretien du véhicule
Impossible pour une entreprise de déduire la TVA pour des véhicules de tourisme loués. Toutefois, il fait bon de savoir que la règle diffère lorsque sont concernés des véhicules utilitaires. La différence entre les deux types véhicules mentionnés ci-dessus est particulièrement importante, car une entreprise pourra récupérer la TVA sur les frais d'entretien de ses véhicules utilitaires, mais pas sur ceux de ses véhicules de tourisme.
Toutefois, les frais de péage peuvent faire l'objet d'une déduction.
Les frais de carburant
De manière générale, l'entreprise peut récupérer la TVA sur les frais de carburant. Cependant, les règles varient en fonction du type de véhicule, de carburant et de l'année d'achat du carburant.
A l'heure actuelle, seuls trois cas de figure permettent de déduire entièrement la TVA.
- L'acquisition de carburant gazole à destination d'un véhicule professionnel utilitaire.
- L'acquisition de GNV ou de GPL pour les véhicules utilitaires ou de tourisme
- L'acquisition d'électricité pour les véhicules électriques, de tourisme ou utilitaires.
Dans les autres cas de figure, la TVA ne pourra être déduite qu'à 80 %. Les 20 % restant seront rentrés dans la comptabilité et seront mentionnés comme charges.
Le transport des personnes
Le transport de personnes n'ouvre pas de droits quant à la récupération de la TVA par l'entreprise. Le transport de personnes englobe les frais de bus, de métro, d'avion, de train, de taxi, etc.
Ici encore, cette règle concerne, uniquement, les salariés et les dirigeants de l'entreprise. Les frais de transport des fournisseurs / prestataires eux-mêmes refacturés à la société peuvent, bien évidemment, faire l'objet d'une déduction.
Ce qu'il faut retenir
- Pour avoir le droit de récupérer la TVA, l'entreprise doit, obligatoirement respecter deux règles :
- les frais engagés se doivent d'être réalisés au compte de la société et dans le cadre d'une mission professionnelle.
- l'entreprise doit garder les factures liées aux frais concernés par la déduction de TVA.
- Les dépenses liées à l’hébergement ne peuvent pas, dans la majeure partie des cas, faire l'objet d'une déduction de TVA. Même chose pour les frais de location d'un véhicule, les frais d'entretien de ce dernier et le transport de personnes.
- Peuvent faire l'objet d'une déduction de TVA les frais de restauration, les frais de carburant et les frais en lien avec les véhicules utilitaires de la société.
