Frais kilométriques : calculs et gestion

Les frais kilométriques et leur remboursement sont choses communes à de nombreuses entreprises. Toutefois, savoir les calculer et les gérer en bonne et due forme n'est pas toujours aisé. Comme tout, cela s'apprend.

Frais kilométriques : le calcul

Les chiffres servant à réaliser les calculs sont publiés par l'administration fiscale elle-même. Un barème kilométrique (aussi appeler IK) est mis au point par ses soins tous les ans de manière à ce que les calculs soient personnalisés en fonction de la puissance du véhicule, de son type et des kilomètres effectués.

À noter que le barème kilométrique de l'année 2018 établi les mêmes montants que celui des années précédentes. Donc, pas de changement par rapport au barème de l'année 2017.

Le barème kilométrique 2018 pour automobiles

Le barème kilométrique 2018 pour les 2 roues

Le barème kilométrique 2018 pour les motos (supérieures à 50 cm3)

Prenons l'exemple d'une voiture de 6 CV ayant parcouru 15 000 kms l'année précédente. Le calcul sera le suivant : (0,32 x 15 000) + 1 244 = 4 801 euros d'indemnités.

Les entreprises se posent souvent la question suivante : « qu'englobe le remboursement des frais kilométriques ? » C'est là une très bonne interrogation. L'ensemble des frais relatifs au véhicule est pris en compte : assurance, amortissement, carburant, réparations. Ne sont pas pris en compte par le calcul les intérêts d'emprunt, dans le cas où le véhicule a été acheté à crédit, les frais liés au stationnement et les péages.

Les utilisateurs de vélos ont également le droit de demander à leur employeur de leur rembourser leurs frais kilométriques. Le calcul est très simple : distance parcourue (km) x 0,25 centime d'euros. De la même manière que les frais kilométriques des autres véhicules, ceux du vélo sont déductibles du résultat imposable de l'entreprise.

Les indemnités versées sont exonérées de cotisations sociales dans la limite de 200 euros par an et par salarié.

Frais kilométriques : comment les gérer ?

Gérer les frais kilométriques de ses salariés peut rapidement devenir compliqué, notamment lorsqu'on n'a pas pris le temps d'organiser leur gestion en amont. Pour ce faire, il est conseillé d'investir dans un logiciel spécialisé. Chaque société a des besoins spécifiques, d'où l'intérêt de se tourner vers des entreprises expertes qui sauront vous mettre au point des outils personnalisés pour répondre aux problématiques propres à votre entreprise.

Cet article a été publié en février 2017 et a été mis à jour en mars 2018 pour plus de précisions.