La note de frais est sujette à énormément de questions, notamment depuis que l'outil numérique permet de faire le travail en deux temps trois mouvements tout en proposant des fonctionnalités innovantes. En effet, les professionnels se demandent s'il vaut mieux opter pour un nouvel outil gratuit, payant ou s'il n'est pas tout aussi bien de continuer à travailler avec des versions papier. Quel est le meilleur choix à faire pour votre entreprise ?
Note de frais gratuite ou payante : avantages et inconvénients
Le principal avantage de la note de frais gratuite : elle ne coûte rien à l'entreprise. En effet, les sociétés peuvent se procurer gratuitement des logiciels sur le net pour réaliser le travail de gestion des notes de frais.
Toutefois, les inconvénients sont, malheureusement, bien plus nombreux que les avantages. En effet, ce type d'outil est extrêmement limité et les fonctionnalités proposées sont des plus basiques. Elles ne peuvent donc pas répondre correctement ou suffisamment aux besoins des sociétés, quelle que soit leur taille. Toutefois, les entreprises individuelles peuvent y trouver à priori leur compte, cependant, il ne faudra pas être très trop exigeant.
Des logiciels de note de frais gratuits peu ergonomiques
Apprendre à utiliser les logiciels gratuits de note de frais peut vous prendre beaucoup de temps. En parlant de temps, sachez qu'ils peuvent également vous en faire perdre beaucoup : difficulté de manipulation, bugs, etc. Vous l'aurez compris, ce type d'outil convient aux toutes petites structures qui n'ont pas un grand volume de notes de frais à gérer.
Les logiciels de note de frais payants sont, en revanche, bien plus intéressants et pratiques. Ces derniers sont mis au point par des équipes compétentes qui se concentrent sur la qualité, l'efficacité et la fonctionnalité de leur produit.
Les logiciels de note de frais payants sont bien plus complets et permettent de travailler rapidement et efficacement.
Pourtant, nombreux sont les entrepreneurs à les percevoir comme des dépenses inutiles. Il faut savoir que les logiciels de note de frais payants font gagner énormément de temps ; du temps que les collaborateurs peuvent consacrer à des tâches plus importantes et à plus forte valeur ajoutée.
Vous l'aurez compris, il s'agit d'un investissement à part entière. Notez également que l'organisation interne est simplifiée car les outils de gestion de note de frais payants sont munis d'une panoplie de fonctionnalités qui permettent de numériser les documents et de les transmettre à la personne en charge rapidement.
La comptabilité à tous les justificatifs et autres supports sous la main, les salariés perçoivent plus vite leur remboursement et les responsables peuvent aisément avoir accès aux documents lorsque besoin est. Finalement, les outils de gestion de note de frais payants permettent de garder un œil sur les dépenses et de détecter les éventuels abus ou escroqueries.
