Il est important de savoir tirer des leçons de ses expériences. C'est également vrai pour les entreprises. Pouvoir stocker et retrouver les données concernant les allocations d'entretien et de séjour et les indemnités kilométriques fournit une précieuse source d'informations à l'entreprise.
Nous évoluons dans des entreprises dotées de nombreux systèmes permettant de stocker les informations. Il existe d'énormes bases de données où sont stockées et analysées les informations qu'une société recueille jour après jour. Grâce aux outils de Business Intelligence, une société digère toutes ces données et parvient à en extraire les informations utiles à son développement.
FACE À CET AFFLUX DE DONNÉES, IL EST BON D'UTILISER DES OUTILS DE BUSINESS INTELLIGENCE POUR REMONTER À LA SOURCE DES INFORMATIONS
Les données relatives à la gestion des frais professionnels étaient jusqu'à présent très difficiles à analyser. Avec l'utilisation de justificatifs au format papier, il arrivait que de nombreuses données se perdent au cours du processus de traitement. Les objectifs principaux étant le remboursement des frais et leur contrôle par l'entreprise, certains détails potentiellement intéressants n'étaient pas renseignés dans les bases de données.
Disposer d'un historique des frais professionnels est un réel avantage. Une analyse détaillée permettra d'obtenir des informations sur la tendance d'évolution des frais, d'identifier des fournisseurs communs, etc. Autant d'informations qui se révèleront très importantes au moment de définir des budgets par service ou de négocier des accords avec les fournisseurs habituels.
UN BON HISTORIQUE DES FRAIS PROFESSIONNELS EST UN PRÉCIEUX AVANTAGE
Captio stocke automatiquement les informations de chaque justificatif qui lui est confié. Ceci permet d'obtenir, dès le départ, une information détaillée sur toutes les dépenses de l'entreprise. Par ailleurs, pour entrer des informations qui ne figurent pas explicitement sur le ticket, les salariés peuvent, avec quelques instructions, remplir manuellement les champs souhaités par l'entreprise, comme le projet auquel le ticket se rapporte, le centre de coûts, les noms des convives qui ont participé à un repas, etc.
Cela permet la constitution automatique et progressive d'une base de données d'une valeur inestimable. Bien que Captio dispose de capacités élémentaires d'analyse, les données peuvent aussi être exportées vers des outils de Business Intelligence pour un traitement plus sophistiqué.
