Échéances comptables : s'organiser pour moins payer

Paiement des impôts de la société, règlement des factures, acquittement des taxes et des salaires... Les échéances comptables d'une entreprise sont nombreuses. Cette panoplie de versements à réaliser est source de confusion et, parfois, d'oublis. Des oublis qui peuvent coûter très cher à l'entreprise (indemnités de retard, huissier, etc). Ainsi, être correctement organisé, rigoureux et savoir planifier ses échéances comptables est une véritable nécessité pour une société. Le but étant de garder un contrôle sur la trésorerie, d'assurer la bonne santé financière de l'entreprise et de minimiser les frais superflus et additionnels liés aux retards de paiement.  

Planifier les versements comptables

Quelle que soit la taille de l'entreprise, la tenue de sa comptabilité ne se devine pas. Elle s'apprend. Pour s'assurer de ne pas être en retard sur le règlement de ses factures, ses salaires et autres obligations financières, il est hautement recommandé :

• D'établir un calendrier de réalisation des opérations comptables pour se rappeler des dates d'échéances.

• Prendre connaissance des dates des échéances institutionnelles, telles que :

• la date de paiement d'impôt sur les sociétés

• la date de règlement de la TVA

• la date de clôture des bilans comptables

• Que les factures fassent l'objet d'un suivi rigoureux. À cette fin, l'entreprise devra choisir une méthode efficace pour les classer. Une méthode qui s'adapte au mieux à son activité et à son mode de fonctionnement.

• Lister les documents à transmettre aux différentes instances administratives publiques et privées.

Ne pas manquer ses échéances

Comme indiqué précédemment, la meilleure des solutions pour réduire à néant les paiements loupés / oubliés consiste à mettre en place un échéancier. Un échéancier sur lequel figurent les dates de paiement. Quelques astuces pour créer un échéancier efficace :

• Le professionnel en charge de la création de l'échéancier devra se procurer les relevés de comptes bancaires de la société et les décortiquer mois par mois pour repérer et dégager les échéances récurrentes. Il faudra, ainsi, pointer :

• Les prélèvements

• Les virements automatiques

• Les échéances ponctuelles annuelles

• Ces échéances devront être enregistrées dans un agenda. Il est fortement recommandé de programmer une alarme pour accompagner ces échéances et ne pas les oublier.

• Chaque nouvelle facture devra être, à son tour, enregistrée au sein de l'agenda et être accompagnée d'une alarme.

Les quatre principales échéances fiscales à noter

Comme indiqué précédemment, certaines échéances sont récurrentes. Aussi, il faut noter que les oublis de paiement peuvent engendrer plus ou moins de conséquences, en fonction de la personne, l'organisme, l'entreprise à laquelle les sommes sont dues. Si certains créanciers savent se montrer cléments, il est rare que l'administration soit indulgente lorsqu'il est question de retard de paiement. C'est pourquoi il est nécessaire de régler les montants dus aux instances publiques en temps et en heure. D'où l'intérêt de connaître les quatre principales échéances fiscales. Des échéances communes à une grande partie des entreprises françaises.

L'impôt sur les bénéfices

Toutes les échéances fiscales sont soumises à des règles. Il en est de même pour l'impôt sur les bénéfices.

• La date limite de dépôt des déclarations annuelles des professionnels s'avère être le second jour ouvré suivant le 1er mai.

• Sont concernées par cette date limite les déclarations BIC 2011, les sociétés soumises à l'IS et les entreprises relevant de l'IR. Les exploitants individuels et les sociétés de personnes sont, tous deux, concernés.

À savoir pour les entreprises relevant de l'IR, et, plus précisément, étant concernées par la catégorie BIC (Bénéfices industriels et commerciaux) et le régime réel, la production de la déclaration de résultats et de ses annexes est à réaliser au 3 mai.

Pour ce qui est des entreprises passibles de l'impôt sur les sociétés, la déclaration annuelle de résultat doit intervenir au 3 mai, lorsque l'exercice a été clôturé au 31 décembre de l'année précédente. À défaut de clôturer l'exercice au 31 décembre, la déclaration devra être produite dans les trois mois suivants.

La taxe sur la valeur ajoutée

Avant de continuer votre lecture, il est important de savoir que les règles applicables en matière de déclaration et de paiement de la TVA diffèrent selon :

• la forme juridique de l'entreprise

• du chiffre d'affaires prévisionnel de la société ou de son effectif

> Le régime normal

Les sociétés régies par les règles relatives au régime normal sont dans l'obligation de déclarer mensuellement leur TVA via un formulaire à cet effet (le CA3). Celui-ci reprend toutes les opérations réalisées au cours du mois précédent.

À noter : lorsque la TVA exigible annuellement se révèle être sous le seuil des 4 000 euros, les déclarations peuvent être réalisées et transmises trimestriellement.  

> Le régime réel simplifié

Lorsque les entreprises sont régies par les règles et les obligations du régime réel simplifié, celles-ci sont, simplement, tenues de régler des acomptes trimestriels en avril, en juillet, en octobre et en décembre. Le montant de ces acomptes est calculé en fonction de la taxe payée l'année précédente ou de l'exercice précédent. Dans certains cas, et notamment pour régulariser les acomptes versés au cours de l'année, une déclaration annuelle ( la CA12) peut être nécessaire.

La contribution économique territoriale (CET)

La CET, anciennement connue sous le terme de taxe professionnelle, se compose des deux taxes suivantes :

• La cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE)

La déclaration 1330-CVAE doit, dans ce sens, être réalisée le 3 mai au plus tard (pour la version papier).

Toujours au regard de la CVAE, deux acomptes doivent être versés. L'un avant le 15 juin, l'autre avant le 15 septembre. Ces acomptes doivent représenter 50 % de la cotisation due au titre de l'année d'imposition. Pour ce qui est du solde de paiement, celui-ci doit être déposé, au plus tard, le 3 mai.

• La cotisation foncière des entreprises (CFE)

Les entreprises se doivent de s'inscrire aux déclarations des bases de cotisation foncière avant le 3 mai.

La déclaration 1447-C est à déposer, au plus tard, le 31 décembre pour établissements créés ou repris au cours de l'année précédente. La CFE devra être réglée le 15 décembre de l'année en cours. Les entreprises concernées recevront un avis d'imposition.

La taxe sur les salaires

La taxe sur les salaires est due par les employeurs qui ne sont pas soumis à la TVA sur la totalité de leur chiffre d'affaires. La taxe sur les salaires est calculée sur les rémunérations versées au cours de l'année précédente. Le montant est déterminé par un barème progressif.

À savoir que les sociétés ne sont plus tenues de déposer une déclaration papier 2502 depuis le 9 janvier 2009. La déclaration peut être réalisée en ligne, de la même manière que le paiement des sommes dues.

Notez ce qui suit. Si le montant de la taxe due pour l'année précédente se révèle être :

• Inférieure à 1 000 euros, la déclaration n'est à réaliser qu'une seule fois par an, au plus tard le 15 janvier.

• Compri entre 1,000 et 4 000 euros, les relevés de versements provisionnels nº 2501 sont à fournir à un rythme trimestriel.
• Supérieur à 4 000 euros, les relevés de versements provisionnels sont à réaliser mensuellement.

À quel moment externaliser sa comptabilité ?

Externaliser sa comptabilité peut être un choix pertinent, tant pour les grandes pour les petites entreprises. Tout dépend du temps que l'on a à lui accorder, des connaissances en matière de fiscalité de la personne en charge de la comptabilité et du statut juridique de la société. Quoi qu'il en soit, opter pour une externalisation de sa comptabilité signifie se tourner vers un expert qui se chargera de :

• saisir les chiffres, remplir les bons documents, échanger avec les bons interlocuteurs

• d'établir les déclarations fiscales et sociales

• réaliser le bilan

En plus du gain de temps engendré par l'intervention d'un expert, externaliser sa comptabilité permet de profiter des conseils de professionnels, de faire des économies sur le moyen et le long terme grâce à leurs connaissances en la matière, mais aussi de se focaliser sur son cœur d'activité et de profiter de toutes les opportunités fiscales et sociales existantes.

Ce qu'il faut retenir

• les oublis de ses échéances comptables sont sources de nombreux frais supplémentaires pour une entreprise. C'est pourquoi il est nécessaire de mettre en place un échéancier et d'y répertorier toutes les dépenses à venir.

• L’administration est particulièrement sévère avec les entreprises qui omettent de payer leurs taxes. C'est pourquoi il est nécessaire de connaître les principales (TVA, impôt sur les bénéfices, la CET, la taxe sur les salaires) et de savoir par lesquelles la société est concernée.

• Externaliser sa comptabilité peut être une bonne solution, tant pour les grandes que pour les petites entreprises afin d'être en mesure de se concentrer pleinement sur son activité primaire et profiter de tous les avantages fiscaux et sociaux.