Une étude exhaustive sur la gestion des notes de frais de déplacements des salariés, réalisée par le cabinet de conseil Sales Cloud Team, fait apparaître des résultats clairs et révélateurs. En faisant un exercice de synthèse, on peut la résumer ainsi : gestion nettement inefficace, présence de fraudes et, même si cet aspect n'est pas prioritaire, identification d'une nécessité d'améliorer le processus.
Les points clés de l'étude
Si nous pouvions tracer une ligne imaginaire reliant les principaux points tirés de l'étude que nous venons de citer, elle passerait nécessairement par les étapes suivantes :
- L'immense majorité des entreprises (90 %) a au moins un employé qui est amené à rédiger des notes de frais de déplacements. Les catégories professionnelles où il est le plus fréquent d'en établir sont : les commerciaux, les consultants et les techniciens.
- Plus de la moitié des sociétés (55 %) traitent ces notes de frais sous forme de document papier, selon un processus que les responsables eux-mêmes considèrent inefficace et brouillon.
- On constate un grand nombre de fraudes concernant ce type de frais. Leur contrôle n'est pas automatisé et il s'agit, par ailleurs, d'un processus peu efficace, complexe et coûteux pour l'entreprise.
- En raison d'un système inefficace remboursement des frais est trop lent, et n'a lieu, en règle générale, que 11 jours plus tard, parfois même 30, ce qui est une source de désagréments pour les employés.
Frais dus à une mauvaise gestion
Outre des aspects négatifs, comme la démotivation, une mauvaise ambiance, voire de la méfiance entre les membres du personnel, une mauvaise gestion des notes de frais entraîne une série de frais et de surcoûts pour les entreprises.
Cette étude a, entre autres, fait ressortir les coûts suivants :
- Le montant des frais liés à cette problématique est en règle générale d'environ 300 € par mois et par salarié. Pour une entreprise dans laquelle 20 salariés sont amenés à se déplacer, cela suppose un dépense annuelle de 72.000 €.
- La fraude représente quant à elle une moyenne de 15 €/mois, et porte surtout le calcul des kilomètres parcourus.
- Environ 4 % des salariés majorent leur frais de déplacement de 50 à 100 €.
- La rédaction d'une note de frais mensuelle non automatisée (c'est le cas dans la plupart des entreprises) représente une perte de temps d'une heure par mois et par salarié. Si l'on reporte cela sur une période d'un an, pour une entreprise dans laquelle 20 salariés effectuent des déplacements, on arrive à un total de 240 heures.
Améliorer l'efficacité de la gestion des notes de frais : une démarche souhaitable, mais pas encore prioritaire
Les réponses à certaines questions posées dans cette étude font apparaître que les responsables des entreprises sont parfaitement conscients de deux choses :
- La problématique des frais de déplacements est très importante, tant en matière de coûts directs, qu'en matière de temps de travail. Par conséquent, il convient de la traiter efficacement.
- Généralement, le mode de gestion est inefficace et peut aisément être amélioré.
Malgré cela l'amélioration de ce processus ne constitue pourtant pas une priorité pour les entreprises. Dans un contexte de crise, elles cherchent surtout à réduire leurs investissements et frais superflus. Par ailleurs, elles ne connaissent pas les services automatisés proposés par Captio.
Objectifs : faire connaître et convaincre
Dans ce contexte, le défi de Captio est de mieux faire connaître ses services, partant du principe qu'un système automatisé de notes de frais et de contrôle de la fraude entraîne à court terme une réduction de coûts, améliore la qualité des tâches effectuées, et impacte positivement l'ambiance de travail dans l'entreprise. Le retour sur investissement est donc pleinement garanti.
