L'un des principaux défis devant être relevés par les petites et moyennes entreprises est d'optimiser les ressources dans leur stratégie d'entreprise. Nous essayerons dans cet article de vous donner quelques idées pour gérer de manière plus efficace vos ressources et donc de faire des économies.
Ne pas dépasser le budget est essentiel pour une PME. Lorsque l'on parle de budget, on a souvent l'image des frais en grosses lettres comme un trou évident de perte d'argent. Mais au sein de la stratégie d'entreprise, il ne faut pas oublier que les petits frais peuvent avoir une incidence négative sur le budget des PME à la fin du mois. En outre, ces petits frais qui paraissent insignifiants au moment du remboursement, peuvent vite devenir problématiques à la fin du mois.
Les déplacements professionnels sont un exemple de ces « frais de fourmis ». A priori, devoir affronter les frais kilométriques d'un déplacement, un repas ou une nuit d'hôtel ne semblent pas des dépenses alarmantes pour une entreprise. Mais lorsque l'on fait la somme des nombreux tickets à la fin du mois, il devient vite évident qu'il faut mettre de l'ordre dans ces frais afin d'éviter qu'ils ne représentent un plus gros problème. De fait, les déplacements sont à l'ordre du jour pour de nombreux employés. Et ce, non seulement pour les employés des grandes entreprises, mais aussi pour ceux des PME. L'une des premières étapes à suivre est donc d'automatiser le processus de gestion des déplacements professionnels.
Ainsi, une solution numérique de gestion des frais peut devenir le meilleur allié de votre entreprise. Une plate-forme en ligne va d'ailleurs vous permettre de contrôler ces déplacements professionnels du début jusqu'à la fin. Si le travailleur en déplacement peut scanner dès les premiers instants les tickets et les télécharger sur le nuage de la plate-forme de gestion, ils seront alors prêts pour la note de frais, qui s'incorpore de manière naturelle à la gestion des frais. Qui plus est, cela permet de générer un flux de travail, qui intègre le département superviseur et celui des finances, qui a le dernier mot quant à l'approbation des frais. On parvient ainsi à une meilleure supervision et à un meilleur contrôle des frais en les gérant de manière optimale. Si, en outre, la plate-forme de gestion des déplacements professionnels s'avère être Captio, vous pourrez même oublier les supports papier car il s'agit d'une plate-forme homologuée par l'Agence pour les impôts. Il n'est donc plus nécessaire de conserver l'original en papier car le scanner numérique est valable à toutes fins légales.
