Les notes de frais représentent un coût important. Aussi important que ces coûts puissent être, ils s'avèrent indispensables. Ces derniers permettent aux collaborateurs de développer l'entreprise et d'assurer sa pérennité, sans se soucier de l'aspect financier de leurs actions. Déplacement, repas, logement... Tout est remboursé à l'employé qui œuvre au compte de la société. Et cela, à juste titre. En effet, toute dépense réalisée dans le cadre de son travail et dans les intérêts de l'entreprise se doit d'être remboursée au collaborateur.
Toutefois, la note de frais est, aujourd'hui, l'objet de nombreux abus. Certains employés gonflent leurs notes afin de jouir d'un remboursement plus important. Ces acteurs disposent de techniques spécifiques pour faire passer des frais qu'ils n'ont pas été engendrés. C'est là des dépenses superflus et indésirables qui nuisent à la santé financière de l'entreprise. Pour y faire face, les entreprises doivent redoubler de vigilance.
Le constat sur la fraude aux notes de frais
Si le gonflement de la note de frais est chose récurrente, il faut garder en tête que tous les collaborateurs ne sont pas concernés. Toutefois, le coût découlant de la fraude est loin d'être dérisoire. Il s'avère nécessaire de mettre le doigt sur les failles de la société ; failles qui permettent à ces employés de multiplier les frais fictifs.
Ce que la fraude coûte aux entreprises
700 euros. Tel est le coût moyen de la fraude annuelle par collaborateur. Selon une étude réalisée par Captio (étude réalisée en 2016 sur près de deux millions de notes de frais recueillies auprès de 130 firmes), la fraude à la note de frais représenterait, au total et pour cet échantillon, près de 7 millions d'euros. L'entreprise perdrait, en moyenne, 53,770 euros par an.
La principale fraude à la note de frais : le passage d'anciennes dépenses, suivi par la représentation de la même note de frais à plusieurs reprises. En troisième position de la fraude la plus récurrente : le dépassement du montant maximal autorisé par dépense.
Cependant, et notamment devant des chiffres aussi alarmants, il est primordial de se rappeler que tous les collaborateurs d'une entreprise ne sont pas concernés par la fraude de notes de frais. D'ailleurs, certains d'entre eux ne réclament pas le remboursement de leurs dépenses.
Si la fraude est principalement de la faute des salariés qui en sont à l'origine, celle-ci s'explique également et partiellement par une absence d'outils de gestion adaptés ; des outils en mesure de rendre la fraude plus complexe à réaliser et plus facile à détecter.
Quel type d'entreprise est concerné ?
À l'heure actuelle, tous les types d'entreprise sont concernés par la fraude de notes de frais. Toutefois, certaines sont bien plus touchées que d'autres. Toujours d'après l'étude de Captio, les petites et les moyennes entreprises seraient deux fois plus concernées que les autres firmes. Le taux de fraude s'élèverait à 15% pour les PME et à 10% pour les grandes entreprises.
À savoir que la fraude est une spécificité française. D'après Capital.fr, la majorité des salariés avouant s'adonner à la fraude de notes de frais sont de nationalité française.
Les raisons de cette tricherie seraient multiples : lacunes au sein de l'entreprise, moyen de se dédommager face à des frais qui ne sont pas remboursés par certaines sociétés (ex : accès internet mobile) ou encore une façon de se rembourser face à des surcoûts bancaires ou à des pertes de reçus.
La fraude aux notes de frais par les salariés
La fraude de notes de frais revêt diverses facettes et se décline sous plusieurs formes. Cela va du gonflement des notes de frais jusqu'à la création de faux justificatifs. Parmi les plus fréquentes, on retrouve :
Les cadeaux clients
Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à faire des cadeaux à leurs clients. Boîte de chocolats, bons cadeaux, paniers garnis... Tous ses achats représentent des frais ; des sources de frais que certains fraudeurs exploitent. Ces derniers réalisent de tels achats pour eux, ou encore pour faire plaisir à l'un de leurs proches.
Les justificatifs en langue étrangère
Les déplacements à l'étranger représentent de belles opportunités pour les fraudeurs à la note de frais. Les documents justificatifs sont, bien souvent, rédigés dans la langue du pays d'origine. Difficile pour le service comptabilité de détecter les abus à la lecture d'un dialecte qu'il ne comprend pas. C'est pourquoi certains collaborateurs n'hésitent pas, quitte à prendre un risque, à faire passer sur leurs notes de frais des extras qui ne seraient pas passés en temps normal.
Le gonflement des indemnités kilométriques
La fraude des frais kilométriques s'avère être l'une des plus courantes. C'est aussi l'une des plus faciles à réaliser, notamment lorsque l'entreprise n'exige pas une copie de la carte grise du véhicule du collaborateur.
Le montant du remboursement des frais kilométriques dépend de la puissance fiscale du moyen de transport de l'employé. Ainsi, ce dernier peut gonfler la puissance fiscale de son véhicule afin de percevoir un remboursement plus important.
Autre astuce des plus simples : le collaborateur complète sa note de frais avec des trajets qu'il n'a pas réellement effectué.
Les frais de repas « extra »
Une interdiction est devenue coutume au sein de nombreuses entreprises : celle-ci concerne l'alcool et les repas des collaborateurs. En effet, ces derniers n'ont pas le droit de boire de l'alcool au compte de la société, notamment durant les repas durant lesquels un verre de vin ou une pinte de bière en tentent beaucoup. Pour passer outre cette interdiction, les collaborateurs demandent aux restaurateurs de ne pas faire figurer le détail de l'addition sur le justificatif.
Certains employés vont encore plus loin en demandant à ce qu'on leur rajoute quelques euros supplémentaires sur leur facture ; quelques euros qu'ils récupéreront une fois leur note de frais passée entre les mains de la comptabilité.
Les abus de frais de taxi
Tellement pratique, mais extrêmement cher : le taxi est un luxe que le commun des individus employés ne peut s'offrir tous les jours. Toutefois, certains souhaitent, tout de même, se faire plaisir. C'est pourquoi ils n'hésitent pas à réaliser des trajets personnels au compte de la société. La facture peut éventuellement être maquillée ou le détail du trajet non-renseigné. Le document est ensuite transmis au service comptabilité qui réalisera le remboursement des frais engagés.
Les faux tickets
Créer des faux justificatifs est, aujourd'hui, chose faisable. Et certains collaborateurs n'hésitent pas à se donner les moyens nécessaires pour les réaliser. À cette fin, les fraudeurs se procurent une machine spéciale pour éditer des faux documents.
Les re-facturation
Comme son intitulé l'indique, le re-facturation consiste à faire débourser l'entreprise deux fois. Une fois pour la prestation / le service initial, et une seconde fois au compte du collaborateur. La technique : l'employé indique au restaurateur, au vendeur, au chauffeur de taxi... Qu'il a omis sa carte bleue, mais il rassure le commerçant en lui indiquant qu'il réalisera les démarches nécessaires auprès de sa société pour que le paiement lui soit fait dans les plus brefs délais. Une fois de retour à la société, et le prestataire payé, le collaborateur transmet sa note de frais à l'un de ses supérieurs, qui se chargera de transmettre la note de frais au service comptable. Ainsi, la société rembourse deux fois la même note de frais.
Les mesures à mettre en place pour éviter la fraude aux notes de frais
La fraude à la note de frais a de nombreuses conséquences pour l'entreprise. Nous retiendrons, premièrement, les conséquences économiques. Mais il ne faut pas, non plus, oublier que de telles escroqueries répétées impactent la compétitivité et amènent les dirigeants à réaliser des changements dans les décisions stratégiques. Le climat de travail se dégrade au fur et à mesure que la direction perd confiance en ses collaborateurs. La réputation numérique de l'entreprise est dégradée : comment faire confiance à une entreprise qui ne parvient pas à protéger ses propres intérêts ?
Bien heureusement, il existe des techniques et des stratégies permettant de minimiser, voire éradiquer, la fraude à la note de frais.
Définir un cadre réglementaire
Comment limiter la fraude au sein de son entreprise ? La première étape consiste à établir un document, un cadre réglementaire, destiné aux collaborateurs, qui définit la fraude à la note de frais et qui fait part des sanctions auxquelles se risquent les employés concernés. Le but de la définition du cadre réglementaire : indiquer que la société et ses dirigeants sont au courant de telles pratiques et qu'ils ne sont pas dupes. Ce document a, généralement, un impact dissuasif sur une partie des fraudeurs potentiels qui n'ont pas encore osé sauter le pas.
Mettre en place des audits de contrôle
L'audit interne s'avère être le meilleur des moyens pour garder un œil sur les dépenses de la société.
Le principe : l'entreprise fait appel à une entreprise spécialisée qui va se charger de passer toutes les dépenses de son client à la loupe. Elle sera ainsi en mesure de déceler les incohérences et saura où creuser si besoin est.
Ici encore, et en plus de repérer les fraudeurs, l'audit se révèle être un bon moyen pour dissuader celles et ceux qui seraient tentés d'arrondir leurs fins de mois par le biais de la fraude à la note de frais.
Bonus : les salariés font davantage attention à leurs dépenses et auront tendance à moins abuser des bonnes choses au compte de leur entreprise.
Les solutions de gestion des notes de frais
La fraude à la note de frais est révélatrice d'un problème d'organisation et de gestion au sein de l'entreprise. La gestion de notes de frais est une activité qui prend du temps. C'est d'ailleurs pour cette raison que les tâches de contrôle et d'optimisation ne sont que très peu réalisées. Toutefois, les solutions numériques se développent au même rythme que les nouvelles technologies. Nombreux sont aujourd'hui les logiciels informatiques en mesure de faire réaliser des économies aux sociétés et de déceler les incohérences et / ou les abus de notes de frais.
Les solutions numériques permettent de minimiser les modifications frauduleuses manuelles ainsi que les erreurs de saisies. Les données sont entrées dans l'application par le collaborateur qui peut, par le même biais, transmettre ses justificatifs. Il existe aujourd'hui des applications mobiles permettant à l'employé de réaliser ses notes de frais, peu importe où il se trouve. Les justificatifs peuvent être transmis par photo pour une plus grande rapidité de traitement.
Aussi, les solutions numériques offrent aux dirigeants la possibilité de visualiser en temps réel les dépenses réalisées par les collaborateurs.
Les services comptabilité sont également gagnants. Ces derniers perdent moins de temps dans le traitement des notes de frais, car celles-ci ont déjà été rentrées dans le système par les employés.
Ce qu'il faut retenir
- La fraude à la note de frais a de nombreuses conséquences sur l'entreprise. Les finances de la société, sa réputation numérique et le climat de travail sont fortement impactés.
- D'après l'étude réalisée par Captio, la fraude moyenne par salarié s'élèverait à 700 euros par an.
- La fraude à la note de frais revêt différentes formes : cadeaux clients, justificatifs en langue étrangère, abus de taxi, etc.
- La définition d'un cadre réglementaire, la mise en place d'audits de contrôle et d'une solution de gestion des notes de frais permettent de minimiser les fraudes et de décourager les escrocs potentiels.
