Nombreux sont les travailleurs qui font des déplacements professionnels et doivent remplir chaque mois une note de frais. Cette procédure, qui semble simple, peut être améliorée et s’avérer plus efficace si on prend en compte une série de bonnes habitudes et de conseils, tant du côté de l’employé qui signale ses dépenses, que du côté de l’entreprise qui les examine et les valide.
1) Revoir les politiques de dépenses en cas de doute
Ce conseil est utile pour une meilleure gestion de la part de l’employé en déplacement et du gestionnaire qui supervise. Le premier doit connaître les politiques de dépenses de son entreprise pour remplir la note de frais le plus correctement possible. Cela fera gagner du temps au superviseur. Ce dernier doit connaître en détails cette politique pour pouvoir examiner avec clarté les dépenses, en appliquant le critère corporatif et non son critère personnel.
2) Ne pas attendre la dernière minute
Ceux qui déclarent les dépenses feraient mieux de ne pas attendre le dernier jour pour préparer la note de frais car, si un imprévu se présente, le manque de temps peut être un problème supplémentaire. Il vaut mieux compléter la note et ses rubriques au fur et à mesure que les dépenses ont lieu. On évite ainsi les oublis et les étourderies.
3) Conserver et préserver les justificatifs originaux
Il faut bien conserver les justificatifs car la plupart des entreprises, cela va de soi, ne remboursent pas les frais sans la documentation nécessaire. Il faut aussi s’assurer que cette documentation soit en bon état : qu’elle ne se rompe pas, ou que le frottement ou l’usure (dans une poche, par exemple) ne l’abîme pas ou n’efface pas son contenu. Le superviseur doit lui aussi archiver ces documents en bon état car ils peuvent être sollicités en cas d’inspection.
4) Intégrer la gestion à d’autres systèmes
Cette procédure concerne les superviseurs. La gestion des notes de frais de voyage n’est pas un point isolé dans l’ensemble de la gestion d’entreprise. Si elle s’intègre à d’autres procédures, comme la comptabilité, les systèmes CRM, etc, cela permettra une vision plus globale et claire de la réalité de l’entreprise.
