Pour pouvoir parler d’un processus correct de gestion des frais de déplacements professionnels, il est indispensable de faire une analyse structurée. Exercer une analyse adéquate des données relatives aux frais présente de nombreux avantages pour l’entreprise, comme par exemple une meilleur gestion des flux de trésorerie, réduire la fraude, réaliser des prévisions plus exactes et optimiser les négociations avec les fournisseurs.
La première phase de l’analyse de base doit être effectuée sur la note de frais. Identifier les cas étranges, les erreurs potentielles et des cas de fraude. On estime que 10% environ des notes de frais reçus sont approuvées même si elles ne remplissent pas les politiques de frais de voyage. Cela se produit parce que le processus de révision des notes de frais prend du temps, et devient facilement une tâche ingérable si il faut le faire une à une.
Il ne faut pas se tromper, dans la plupart des cas le processus de révision se limite à l’analyse d’un échantillon des notes de frais reçues. Pour le reste, si il n’y a rien de très voyant, elles ne seront réviser que superficiellement et seront ensuite approuvées. Si le superviseur veut être plus exhaustif, il existe des logiciels qui numérisent ce processus, en contrôlant automatiquement que chaque dépense respecte les politiques de l’entreprise.
La révision des notes de frais d’une façon plus effective est sans doute la première phase de l’analyse, mais pour une gestion de qualité il faut aller beaucoup plus loin. Le problème le plus habituel est que l’information nécessaire soit trop fragmenté. Des données provenant des employés, des banques, en relation avec cartes de société, des fournisseurs… Bien sûre, il existe bien des logiciels de Business Intelligence avec des fonctionnalités très utiles pour l’analyse, mais la difficulté consiste à obtenir toutes ces données.
Ce n’est pas un projet trivial, mais intégrer toutes l’information liée avec le processus pour les tenir en compte dans les mécanismes de prise de décision de l’entreprise peut être très utile. Une analyse à fond permettra de détecter des modèles et leur évolution, identifier les points noirs et pouvoir rectifier à temps pour les solutionner. Cela pourrait même faire repenser à l’entreprise ses politiques de frais, qui ne doivent pas être intouchables. Mettre en œuvre des changements basés sur l’expérience et les données obtenues est une très bonne habitude pour n’importe quelle entreprise.
