Au moment d'effectuer une réservation pour des déplacements professionnels, il faut tenir compte du fait que les conditions de prix ne sont pas homogènes et qu'elles dépendent en partie du canal d'achat. Il faut donc choisir le plus approprié pour effectuer notre réservation.
On pourrait penser que le fait de passer par des intermédiaires peut entraîner une hausse des prix. Ceux-ci nous offrent pourtant une série d'avantages qu'il faut prendre en considération, comme :
- Les statistiques: elles nous fournissent des informations détaillées sur les frais de déplacements, nous permettent de réaliser des études comparatives et de prendre des mesures correctives.
- La facturation consolidée: elle représente une garantie pour notre société
- Le rapprochement des moyens de paiement: permet de simplifier la gestion et le contrôle des frais
- L'intégration avec le système informatique de la société: facilite le travail des Services Financiers et des Ressources Humaines.
- L'auto-réservation: permet de faire des réservations en ligne sans sortir du cadre d'une agence traditionnelle.
Tout ceci nous amène à la conclusion qu'il est nécessaire de choisir sa propre stratégie d'achats. Celle d'une PME ne sera pas la même que celle d'une multinationale. Elle variera également dans le cas d'entreprises de même taille, avec des objectifs et des stratégies d'achat différentes.
Si les achats ne sont pas bien planifiés, l'optimisation des frais risque d'en être affectée.
Il faut analyser avec soin s'il convient de laisser les utilisateurs de l'entreprise réaliser directement leurs réservations en passant par des sociétés du net, ou s'il est préférable de garder le contrôle sur un budget de dépenses stratégique.
Il existe actuellement une vaste gamme de possibilités pour les achats de voyages et il importe de savoir choisir à chaque fois le canal le plus approprié, en étudiant les prix et les services offerts par chacun d'entre eux. Si les achats ne sont pas bien planifiés, l'optimisation des frais risque d'en être affectée et cela risque de compliquer la tâche consistant à rédiger les notes de frais de déplacements.
Certaines sociétés décident de créer des partenariats avec des agences de voyages qui disposent de services très intéressants et d'une solide expérience dans le secteur. Il s'agit de trouver un équilibre entre un bon service et une dépense ajustée au budget de l'entreprise.
