Une fois que nous sommes arrivés à la conclusion qu'il est nécessaire de se déplacer, il reste à trouver les meilleurs services au meilleur prix afin d'économiser sur les frais de déplacements.
Il y a quelques années, pour préparer un voyage, une entreprise faisait appel aux services d'une agence de voyages traditionnelle, aujourd'hui, on peut trouver des fournisseurs présents sur internet grâce au commerce électronique. Ces fournisseurs facilitent également le processus de réservation, ce qui permet aux entreprises d'avoir recours à différents agents sans utiliser d'intermédiaires. Aujourd'hui, grâce à ces fournisseurs en ligne, on peut acheter un billet de train ou d'avion, faire une réservation dans un hôtel ou louer une voiture. Partant de là, nous devons identifier le meilleur fournisseur pour chaque service concerné.
En tout état de cause, il est nécessaire de prendre en compte toutes les variables. Il a été démontré que certaines opérations reviennent parfois plus cher, non pas en raison de leur coût final, mais en fonction différents services qu'il n'a pas été possible d'obtenir. Par exemple, certaines agences peuvent nous fournir des statistiques détaillées par type de dépenses (hôtels, location de voiture, etc.), d'autres, un rapprochement avec la carte de crédit ou encore une facturation conçue pour s'adapter aux besoins des services comptables de la société, voire une intégration avec les programmes comptables ou ERP de l'entreprise. Autant de services qui ont aussi un coût et qui peuvent faciliter la rédaction des notes de frais pour les commerciaux. La situation n'est plus la même qu'il y a quelques années et il y a maintenant différents canaux d'achat. Par exemple, nous pouvons téléphoner (comme nous le faisions auparavant), nous pouvons envoyer un mail, ou encore effectuer une réservation ou un achat avec une tablette. Nous disposons maintenant des outils nécessaires pour mener des actions rapides, directes, immédiates, qui ne nécessitent pas l'intervention d'un tiers.
Mais il faut aussi tenir compte d'un autre facteur. Si nous payons à l'aide d'un smartphone, sans aucune vérification, nous risquons de nous disperser et de ne plus contrôler notre volume d'achats. Cela entraîne une diminution de poids que nous pesons dans les négociations avec les fournisseurs. Il est donc conseillé de faire réaliser une analyse, à titre d'audit, et d'acheter en fonction des résultats obtenus pour les différentes options
Lorsqu'il s'agit de voyages complexes (plusieurs visites sur un même continent avec différents vols, ou une destination très lointaine) il est préférable d'éviter le web pour ne pas risquer d'effectuer un achat intuitif, et de prendre un vol direct, certes plus commode, mais également plus cher. Grâce à son expérience, une agence spécialisée pourra par contre nous conseiller une escale en Europe ou combiner plusieurs vols avec différentes compagnies.
Nous en concluons donc qu'il est nécessaire d'établir des comparaisons entre les différents fournisseurs pour voir clairement quels services ils nous offrent et à quels prix. Il sera ainsi possible d'évaluer notre niveau de satisfaction sur le plan qualitatif comme sur le plan économique. Pour autant, les informations ainsi obtenues ne sont pas gravées dans le marbre et certains détails peuvent souvent changer. Il est donc conseillé d'effectuer régulièrement des audits.
